Økonomi og ledelse i omsorgsvirksomheten

Finn oppgaven din

Et godt regnskap skal hjelpe deg å ta neste beslutning. Når dere skal vokse, trenger du andre tall enn når en betaling mangler eller neste lønnskjøring nærmer seg. Her er inngangene til begge deler.

Før dere starter eller utvider

Sett lønnsomhet, oppstartskostnader og penger på samme tidslinje før dere binder dere til lokaler og folk.

• Åpne ny avdeling eller base — Vurder opptrapping, kostnadsbindinger og når beslutningen kan tas.
• Regn på prisen før tilbudet sendes — Sammenlign timebetaling, plasspris og fast kapasitet.
• Få regnskap og lønn klart fra første dag — Sett opp enheter, godkjennere og første kjøring.

Avtalene som bestemmer inntekten

Et tilbud blir enklere å følge opp når leveranse, pris og endringer er tydelige allerede ved bestilling.

• Hold orden på kontrakter og priser — Finn riktig avtale og prisversjon for hver periode.
• Få bestilt tilleggsarbeid dokumentert — Følg tillegg fra forespørsel til godkjent krav.
• Få riktige fakturaer ut — Kontroller leveranse, mengde, pris og mottaker før sending.

Lønn, fravær og innkjøp

Godkjent arbeid og faktiske innkjøp må være med i oversikten også når dokumentene kommer på forskjellige datoer.

• Gjør lønnsgrunnlaget klart — Følg nye ansatte, fravær, tillegg og rettelser.
• Planlegg ferie og vikardekning — Ta med kostnaden som består mens fraværet dekkes.
• Få utlegg og reise med i riktig periode — Kontroller bilag og godkjenning før utbetaling.
• Kontroller leverandør og bankkonto — Bekreft endrede betalingsdata før pengene går ut.

Når pengene skal inn eller tilbake

Skill et ubetalt krav fra et beløp som ennå er til avklaring. Da får riktig person riktig oppgave.

• Se om banken dekker de neste forfallene — Sett lønn, leverandører og kundebetalinger på dato.
• Finn hva innbetalingen gjelder — Koble betaling, gebyr og korreksjon til riktig krav.
• Rett en sendt faktura — Bevar koblingen til opprinnelig krav.
• Betal tilbake riktig beløp — Avstem tilgodebeløp og tidligere oppgjør før refusjon.

Tall til ledelsen og årsoppgjøret

Bruk rapporten til å forklare hva som har endret seg og hvilke beslutninger som må tas, ikke bare til å vise en totalsum.

• Lag budsjett fra driften — Bygg forutsetninger for kapasitet og kostnad.
• Forklar resultat og avvik — Vis pris, personell og etterslep med neste handling.
• Få måneden avstemt — Samle ferdige kontroller og åpne spørsmål.
• Håndter sene fakturaer — Avstem leveranseperiode og estimat uten dobbel kostnad.
• Finn riktig avgiftsoppsett for leveransene — Hold ulike aktiviteter og innkjøp fra hverandre.
• Gjør årsgrunnlaget klart — Samle åpne krav, eiendeler, lønn og prosjektmidler.

Når ansvar eller leverandør byttes

En overtakelse må ta med både tallene og beslutningene som fortsatt venter.

• Overta som leder med oversikt — Prioriter kontrakter, penger og åpne beslutninger første måned.
• Bytt regnskapsfører uten stopp i kjøringene — Fordel ansvar for neste lønn, fakturering og gamle rettelser.