En kreditnota endrer kravet. En refusjon flytter penger. De må avstemmes mot hverandre, men er forskjellige handlinger.
Et delvis korrigert krav
En fiktiv faktura er 50 000 kroner. Dokumentert prisfeil gir kreditnota på 5 000. Netto krav er 45 000. Hvis kunden allerede betalte 50 000, kan det finnes 5 000 til gode; dersom kunden bare betalte 45 000, skal ingen automatisk refusjon skje.
| Kontroller | Dokumenter |
|---|---|
| Opprinnelig krav | Fakturanummer og periode |
| Feilen | Godkjent endring i mengde/pris |
| Kreditnota | Referanse til original |
| Betalingsstatus | Hva er faktisk mottatt? |
| Videre oppgjør | Motregning eller godkjent refusjon |
Unngå skjulte rettelser
Ikke slett sendt faktura eller erstatt den med en ny fil med samme navn. Bevar dokumenthistorikken og la regnskapsfører vurdere behandling og periode.
Hvis korreksjonen gjelder feil i kilden, rett også grunnlaget for senere kjøringer. Ellers vil neste eksport produsere samme feil på nytt. En avsluttet kreditnota bør derfor ha både økonomisk status og bekreftelse på at rotårsaken er håndtert der det er relevant.