Systemer som gjør driften enklere

Finn oppgaven din

Timer, fakturaer og rapporter bør henge sammen i hverdagen. Når samme tall tastes flere steder eller en overføring stadig må rettes, lønner det seg å følge én konkret oppgave fra start til slutt.

Velg løsning fra arbeidsoppgaven

Start med hva medarbeideren skal få gjort og hvilke tall mottakeren trenger. Sammenlign leverandørene på det samme grunnlaget.

Skriv krav som kan prøves — Prioriter oppgaver og nødvendig etterkontroll.
Prøv løsningen før du velger — Bruk egne arbeidsoppgaver med feil og rettelser.
Velg riktige felt — Bestem hvilke opplysninger som trengs til hver overføring.
Fordel tilgang og godkjenning — Gi folk rettigheter som passer oppgaven deres.

Få den nye løsningen i gang

Overgangen må ta med åpne poster, historikk og de vanlige feiltilfellene, ikke bare første vellykkede fil.

Kontroller importen — Avstem antall, beløp og avviste poster.
Prøv hele overføringen — Test dubletter, rettelser og avbrudd.
Planlegg systembyttet — Velg skjæringsdato og avstem det som flyttes.
Godkjenn oppstarten — Samle testresultat og åpne feil før ordinær bruk.
Ha en plan hvis overgangen stopper — Bestem stoppunkt og avstemming før oppstart.

Få den daglige oppfølgingen til å fungere

Når noe blir avvist eller grunnlag mangler, må neste handling og ansvarlig være tydelig.

Følg opp avviste overføringer — Skill feilårsak og kontroller mottaksstatus før ny sending.
Avtal hjelp etter oppstart — Bestem kontaktpunkt, ansvar og prioritering.
Kontroller rapporten før deling — Se felt, skjulte faner og hvem som mottar filen.
Gi kollegaene brukbare rutiner — Beskriv kilde, frist og hva de gjør når noe stopper.

Når en leder eller leverandør slutter

Overfør både åpne oppgaver og dokumentasjonen som neste ansvarlige skal bruke.

Endre tilganger ved rollebytte — Flytt oppgaver før gamle brukere stenges.
Avslutt leverandørforholdet — Få med eksport, historikk og åpne poster.
Overta som leder — Se økonomi og beslutninger som kommer i tillegg til brukertilgang.