Definer minimumet før uttrekket bestilles. En eksport med mange kolonner er ikke et bedre grunnlag hvis opplysningene ikke trengs til oppgaven.
Vurder ett felt av gangen
| Spørsmål | Administrativ vurdering |
|---|---|
| Hva skal feltet brukes til? | Pris, periode, kontroll eller nødvendig referanse |
| Kan en sum løse oppgaven? | Unngå detalj der aggregat er tilstrekkelig |
| Kan referansen kobles til person? | Pseudonym er ikke automatisk anonymt |
| Hvem trenger innsyn? | Avgrens mottakere og tilgang |
| Hvor blir kopien lagret? | Unngå uoversiktlige mellomfiler |
For eksempel kan økonomi trenge godkjent timeantall per kontrakt og periode. Det betyr ikke at besøksnotater, diagnose eller barnets oppfølgingsplan skal følge med.
Dokumenter valget
Lag et feltkart med kilde, formål, eier og mottaker. Marker felt som avvises. Virksomhetens ansvarlige må vurdere behandlingsgrunnlag, leverandørroller og sikker kanal før reelle opplysninger brukes.
Datatilsynets grunnleggende personvernprinsipper gir ramme for blant annet dataminimering og formål. Teknisk mulighet for eksport er ikke alene et tilstrekkelig grunnlag for overføring.