Eksportfunksjonen må testes som egen funksjon. Den kan inneholde opplysninger som ikke vises i skjermbildet eller som mottakeren ikke trenger.
Fire kontroller før deling
| Kontroll | Se etter |
|---|---|
| Innhold | Unødvendige navn, personreferanser og fritekst |
| Skjulte områder | Faner, kolonner, kommentarer og metadata |
| Mottaker | Riktig rolle, organisasjon og formål |
| Kanal | Avtalt tilgang, deling og videre lagring |
Et fiktivt budsjettark med én synlig oppsummering kan ha en skjult fane med individuelt lønnsgrunnlag. Eksporter en kontrollert rapportversjon i stedet for å dele hele arbeidsboken.
Gjør en prøve ved oppsett
Bruk syntetiske data, eksporter med hver relevant rolle og sammenlign med avtalt feltkart. Kontroller også om filtre og avdelingsbegrensning faktisk følger eksporten. En bruker som bare ser én enhet i nettleseren, skal ikke automatisk kunne laste ned alle enheter.
Dokumenter hvilken rapportversjon som ble delt og hvem som godkjente den. Feil deling håndteres etter virksomhetens avviksrutine med ansvarlig funksjon; ikke prøv å skjule hendelsen ved bare å slette den lokale filen.