En rapport med fjernet navn er ikke nødvendigvis anonym. Et lite tilbud, dato og sjelden hendelse kan være nok til at mottakeren forstår hvem det gjelder. Vurder detaljnivå og formål før rapporten sendes.
Reduser innholdet, behold kontrollen
| Rapportfelt | Administrativt alternativ |
|---|---|
| Personlig saksbeskrivelse | Avtalt aktivitetskategori |
| Deltakerens navn i økonomiark | Nødvendig referanse med begrenset kobling |
| Detaljert hendelsesliste | Godkjent periodetall med avvikssum |
| Full eksport til mange | Avgrenset rapport til definert mottaker |
Rapportering som faktisk krever identifiserbare opplysninger må ha avklart grunnlag og sikker kanal. Ikke kamufler et slikt behov ved å kalle dataene anonyme.
Test mottakerens behov
Bruk syntetiske data i en første rapportprøve. Be mottakeren bekrefte hvilke felt som trengs for økonomisk kontroll. Fjern felter som bare er med fordi de fantes i et gammelt skjema.
Datatilsynets personvernprinsipper understreker at opplysninger skal begrenses til det nødvendige. La virksomhetens ansvarlige vurdere konkrete rapporteringsplikter, identifiserbarhet og mottakertilgang.