På denne siden
Start med arbeidsoppgaven dere vil forbedre. Hvis lønn krever manuell retting, finn ut om feilen oppstår i registrering, godkjenning, kodekart eller import. Et nytt regnskapssystem kan være riktig, men løser ikke en manglende godkjenning i turnussystemet.
Narhet kan hjelpe med krav, valg, oppsett og prøving av administrative overføringer. Det første resultatet bør være et beslutningsgrunnlag: hvilke oppgaver løsningen skal gjøre, hvordan dere skal kontrollere dem og hva det vil koste å bruke den.
Hvilken del trenger dere å endre?
| Område | Behold når | Undersøk endring når |
|---|---|---|
| Regnskap | Enheter, rapporter og arbeidsdeling fungerer | Nødvendige dimensjoner eller arbeidsprosesser mangler |
| Lønn | Arbeidsforhold, kjøring og kontroll kan håndteres | Rettelser og kodekart gir vedvarende etterarbeid |
| Turnus/tid | Godkjent faktisk arbeid kan skilles fra plan | Kilden ikke kan gi et pålitelig grunnlag |
| Fakturering/oppgjør | Kontraktsperiode og korreksjon kan spores | Samme grunnlag må registreres flere ganger |
| Integrasjon/filoverføring | Kontrollsummer og feilstatus er kjent | Dere ikke vet hva mottakeren faktisk har behandlet |
Bruk ett kravkort per viktig kjede
Beskriv kilde, nødvendige felt, godkjenner, mottaker og forventet resultat. «God integrasjon» erstattes av et prøvbart krav, som at godkjente timer til lønn kan gjenkjennes, avvises og korrigeres uten dobbel behandling.
Velg eksempler fra deres drift. Barnehagen trenger prøve på endret foreldrekrav. Institusjonen trenger plassperioder og avtalte tillegg. Hjemmetjenesten trenger skille mellom besøk, reise og arbeidstid. Et skjermbilde fra en leverandør sier lite om disse forskjellene.
Sammenlign totalarbeidet, ikke bare lisensen
Anta at alternativ A koster 2 000 kroner per måned og krever åtte timer kontrollert etterarbeid. Alternativ B koster 3 000 og krever to timer. Med virksomhetens egen interne timekostnad satt til 500 kroner i regneeksemplet blir totalen 6 000 for A og 4 000 for B.
Ta også med etablering, nødvendige moduler, eksport, leverandørhjelp og opplæring. En billig lisens kan gi en dyr hverdag hvis kontrollen er tung.
Be leverandørene gjennomføre samme test
| Testtilfelle | Spørsmålet som skal besvares |
|---|---|
| Normal godkjent leveranse | Stemmer mottaker, periode og mengde/beløp? |
| Samme fil igjen | Hvordan stoppes dubletter? |
| Ukjent kode | Avvises posten med en forståelig forklaring? |
| Rettelse i eldre periode | Bevares originalreferansen og korrekt differanse? |
| Avbrudd etter sending | Kan dere finne ut om mottakeren allerede behandlet posten? |
| Avdelingsrolle | Følger innsynsgrensen også rapport og eksport? |
Be om skille mellom demonstrert standardfunksjon, konfigurasjon, utviklingsarbeid og manuell rutine. «Dette kan vi få til» bør bli et avgrenset løsningsforslag dere kan ta stilling til.
Bestem hva som skal overføres
For økonomi er det ofte godkjente mengder, perioder og referanser som trengs. Journaler, barnas oppfølging og andre faglige detaljer skal ikke bli med i en standardeksport. Feltkartet hjelper dere å avgrense grunnlaget.
Velg med en plan for oppstart og exit
Et godt valg skal også kunne tas i bruk og avsluttes. Avklar prøvemigrering, opplæring, feilkontakt, nødvendige eksportformater og hvordan gammel tilgang lukkes. Kritiske feil må ha en løsning før ordinær drift, mens mindre forbedringer kan prioriteres senere.
Ta kontakt om systemvalget. Se leverandørtesten, akseptanse og leverandørexit.