Lag en egen godkjenning for tilbakebetaling. Den som ber om refusjon, den som avklarer grunnlaget og den som godkjenner betaling bør ha tydelig ansvar.
Et kontrollert refusjonsløp
| Trinn | Kontroll |
|---|---|
| Grunnlag | Kreditnota, overbetaling eller annet dokumentert forhold |
| Beløp | Åpen post og tidligere refusjoner avstemt |
| Mottaker | Riktig avtalepart og bekreftede opplysninger |
| Godkjenning | Fullmakt etter virksomhetens rutine |
| Utbetaling | Bankreferanse og oppdatert status |
Et fiktivt tilgodebeløp på 3 000 kroner kan allerede være motregnet mot neste krav. Da skal det ikke også refunderes. Kontroller siste kontobevegelser før betaling.
Ved endret bankkonto
Bruk en uavhengig bekreftelsesrutine gjennom kjent kontaktpunkt. Ikke godkjenn endringen bare fordi e-posten ser ut til å komme fra en tidligere kontakt. Dokumenter hvem som kontrollerte opplysningene uten å spre bankdata i åpne logger.
Refusjonslisten bør ikke inneholde forklaringer på pasientens eller familiens situasjon. Økonomisk årsakskode, kravreferanse og beløp er som regel et bedre kontrollgrunnlag. Ved uklarhet stanses betaling til grunnlaget er avklart.