Banken viser pengestrøm, men ikke hele inntekts- eller kostnadsgrunnlaget. Avstem bank mot dokumenter og åpne poster, og be om betalingsspesifikasjon når et samlet beløp dekker flere krav.
Et samlet oppgjør
En fiktiv betaler sender 97 000 kroner. Spesifikasjonen viser fakturaer på 100 000 og en avtalt kreditnota på 3 000. Det er fullt oppgjør hvis begge postene er riktige; uten spesifikasjon kan det feilaktig se ut som restanse.
| Avvik | Første kontroll |
|---|---|
| Samlebetaling | Hvilke krav inngår? |
| Delbetaling | Er rest avklart eller bestridt? |
| Gebyr | Finn separat dokumentasjon |
| Feil referanse | Match mot betaler og beløp med kontroll |
| Refusjon | Spor til godkjent tilbakebetaling |
Lukk avstemmingen
Opprett en liste over uidentifiserte beløp med dato, ansvarlig og neste handling. Ikke kopier unødvendige kontodetaljer eller personopplysninger til felles arbeidsark.
Avstem både inngående saldo, periodens bevegelser og utgående saldo. Et riktig nettobeløp kan skjule to feilførte betalinger. Gjennomgå eldre poster ved hver månedsavslutning slik at uavklarte differanser ikke blir varige og uforståelige saldoer.