Fakturakontrollen bør fange feil før de går til mottakeren. Start med avtalereferanse og godkjent leveranse; bankbetaling kommer senere.
Eksempel med timekrav
120 godkjente timer til avtalt eksempelpris 650 kroner gir 78 000 kroner før konkret avgiftsvurdering. Hvis eksporten viser 125 timer, er ikke differansen en avrunding. Fem timer må finnes og forklares.
| Kontroll | Stopp ved |
|---|---|
| Motpart | Ukjent juridisk betaler |
| Periode | Overlapp eller manglende dager |
| Mengde | Uavklart eller duplisert grunnlag |
| Pris | Manglende gyldig versjon |
| Avgiftsbehandling | Uavklart faktisk leveranse |
| Referanse | Manglende avtalt bestillings-/oppgjørskode |
To kontrollsummer
Kontroller både antall poster og totalbeløp. To feil kan utlignes økonomisk og gi korrekt sum selv om to mottakere får feil krav. Lag en avviksliste med ansvarlig og frist for avviste poster.
Ved elektronisk sending må også leveringsstatus følges opp. En faktura som er opprettet, men avvist av mottakersystemet, er ikke en vellykket leveranse. Dokumenter retting og ny sending uten å opprette et nytt krav som dobler åpen post.