Leverandørregisteret er en del av betalingskontrollen. Hvis enhver attestant kan endre bankkonto og godkjenne samme faktura, blir kontrollen svak.
En ny leverandør
| Felt | Kontroller |
|---|---|
| Juridisk motpart | Identitet mot avtale og faktura |
| Avtale/oppdrag | Hva er bestilt og av hvem? |
| Betalingsdata | Uavhengig bekreftet etter rutinen |
| Godkjenner | Riktig økonomisk fullmakt |
| Aktiv status | Ikke gammelt eller dobbelt registerkort |
En fiktiv leverandør kan allerede ligge inne med en eldre adresse. Opprett ikke automatisk en dublett fordi navnet er skrevet litt forskjellig. Undersøk identiteten og bevar historikken.
Når bankdata endres
Stans automatisert betaling til endringen er kontrollert gjennom et kjent kontaktpunkt. Dokumenter kontrollør og tidspunkt. Unngå å legge hele e-posttråder med personopplysninger i et åpent leverandørfelt.
Kontroller leverandørens avtalte kvalifikasjoner hos ansvarlig innkjøper. Lagre dette sammen med avtalen, mens kontonummer og betalingsfullmakt kontrolleres i leverandørregisteret.