Bestilling og mottak i sykehusinnkjøp

En betalt faktura beviser ikke at varene er mottatt. Innkjøpskontrollen må kunne vise bestilt mengde, faktisk mottak, avtalt pris og leverandørens krav. Pris- og mengdeavvik trenger hver sin forklaring.

100 bestilt, 80 mottatt, 100 fakturert

En fiktiv avdeling bestiller 100 enheter forbruksmateriell til avtalt fakturabeløp på 240 kroner per enhet. Første levering har 80 enheter. Fakturaen viser likevel 100 enheter à 250 kroner.

Avtalen i eksemplet gir betaling etter dokumentert levering, og de siste 20 enhetene skal leveres senere. En avtalt forskudds- eller milepælsbetaling ville krevd et annet betalingsgrunnlag.

Mottakeren bekrefter mengde og dato, mens bestilleren finner riktig prisversjon.

Skill de to fakturafeilene

Fakturaen på 25 000 skal ikke bare gis status «stemmer ikke». Den har to avvik:

Leverandøren bekrefter denne løsningen og utsteder kreditnotaen. De 20 ikke leverte enhetene er da kreditert til den opprinnelig fakturerte prisen. De skal ikke i tillegg få en ny prisjustering på 20 × 10. Ellers blir rettelsen for stor.

Bevar bestillingsnummer, mottaksreferanse, fakturanummer og kreditnota. En overskrevet fakturalinje gir ikke samme spor som leverandørens korreksjonsdokument. Kreditnotakontrollen forklarer dette videre.

Restleveransen er fortsatt bestilt

Etter første oppgjør gjenstår 20 enheter på ordren, verdt 4 800 etter avtalen. Dette er et gjenstående innkjøp, ikke en ny mottatt leveranse eller en faktura som allerede er godkjent.

Når alle 20 kommer, registreres et nytt mottak på den samme ordren. Den nye fakturaen på 4 800 kontrolleres mot dette mottaket. Samlet dokumentert mottak er da 100, og fakturagrunnlaget er 25 000 − 5 800 + 4 800 = 24 000 kroner.

Sjekk at en ny import ikke har registrert de første 80 enhetene en gang til. Hvis mottaket var feilregistrert, må registreringen korrigeres med bevart historikk. Hvis varer faktisk sendes tilbake, er det derimot en retur, som må dokumenteres som en egen hendelse.

Fem i retur endrer både mengde og oppgjør

Anta at fem enheter fra siste levering returneres. Leverandøren godtar retur uten omlevering og sender kreditnota på 5 × 240 = 1 200 kroner.

Ordren trenger ikke fem nye enheter når partene har avtalt retur uten omlevering. Hvis avtalen i stedet krever erstatningsleveranse, må fem fortsatt stå som ventet. En kreditnota alene skal ikke velge mellom de to modellene.

Avstem banken til dokumentene

Banken viser at 19 000 allerede er betalt. Etter de to fakturaene og de to kreditnotaene gjenstår 22 800 − 19 000 = 3 800 kroner i det avklarte oppgjøret.

Finnes ikke returkreditnotaen ennå, vises den som en egen avklaring. Ikke la en forventet kreditnota se ut som et allerede mottatt dokument. Betalingsplanen må følge det partene faktisk har avklart. Endrede bankopplysninger kontrolleres gjennom leverandørregisteret.

For dere som bruker ReAI, viser veiledningen for innkjøpsordre og varemottak de konkrete registreringsstegene. En fakturakobling utfører ikke i seg selv bokføring eller betaling, og et reversert mottak er ikke det samme som en fysisk retur.

Send rett grunnlag videre

Gi økonomi den samlede avstemmingen med riktig avdeling, periode og åpne leveranser. Når kjøpet gjelder utstyr som skal følges over tid, kobles dokumentene også til utstyrsregisteret.

For innleide vakter er mottaksgrunnlaget godkjent arbeidstid fremfor antall varer. Vaktkostnadseksemplet viser den tilsvarende kontrollen uten å gjøre turnusplanen til en ekstra leveranse.