Det økonomiske registeret bør kunne forklare hva virksomheten eier eller leier, hvor kostnaden hører hjemme og hva som skjer ved avvikling.
Samle referansene, behold fagdata separat
| Felt | Eksempel | Bruk |
|---|---|---|
| Eiendels-ID | UT-042 | Felles nøkkel mot faktura |
| Avdeling | A2 | Kostnadsansvar |
| Eiermodell | Kjøpt eller leid | Regnskapsmessig vurdering |
| Avtale-ID | SV-18 | Servicekostnad og fornyelse |
| Status | I bruk / flyttet / avhendet | Avstemming mot fysisk oversikt |
Ved et kjøp på 180 000 kroner pluss separat service på 12 000 skal regnskapsfører få faktura, avtale og en beskrivelse av leveransen. Avklar aktivering og levetid fra dokumentasjonen om leveransen.
Knytt bestilling, dokumentert mottak og fakturagrunnlag til samme registerreferanse. Vis åpne pris- eller fakturaavvik, slik at mottatt utstyr ikke forsvinner fra oversikten mens oppgjøret avklares. Innkjøpskontrollen viser hvordan 100 bestilte enheter kan ende med 95 etter avtalt retur, og hvorfor en fakturakobling ikke dokumenterer fysisk mottak.
Når utstyret flyttes
Oppdater både fysisk plassering og økonomisk kostnadssted. En servicefaktura på gammel avdeling kan ellers fortsette lenge etter flytting. Utrangeringsbeslutningen må knyttes til salgsdokumentasjon eller annen dokumentert avhending.
Økonomi trenger referanse og status, ikke pasientbruk eller journalhistorikk.