På denne siden
Årsavslutningen blir enklere når dere kan forklare saldoene, ikke bare levere en kontoliste. Begynn med poster som har mest usikkerhet: uavklarte tillegg, sen innleie, tilskudd som ikke er ferdig avklart og eiendeler som er flyttet eller avhendet.
Lag en ferdigliste og en avklaringsliste
For hvert område noteres saldo, spesifikasjon, kontrollør og status. En post som fortsatt venter på en vurdering blir stående med ansvarlig og neste handling. Den skal ikke se ferdig ut fordi den er flyttet til en annen konto.
| Område | Det konkrete underlaget | Typisk feil å lete etter |
|---|---|---|
| Kunde-/betalerkrav | Faktura, kreditnota, betaling og tvistestatus | Samme krav kreditert eller inntektsført to ganger |
| Leverandører | Fakturaer, mottak og ikke-fakturerte leveranser | Sen faktura kommer i tillegg til gammelt estimat |
| Lønn | Kjøringer, betalinger og bokføring | Rettelse gjort i lønn, men ikke avstemt i regnskap |
| Eiendeler | Register, kjøp og avhending | Utstyr som ikke lenger er i virksomheten |
| Tilskudd/prosjekter | Vilkår, godkjent bruk og finansieringsfordeling | Ubrukt beløp behandlet som fritt uten vurdering |
| Bank og finansiering | Avstemte saldoer og avtaler | Uidentifiserte betalinger fra eldre perioder |
Eksempel: en innleiekostnad kommer sent
En enhet har 80 godkjente innleietimer til en avtalt eksempelpris på 900 kroner. Regnskapet har et dokumentert estimat på 72 000 kroner for perioden. Fakturaen kommer senere med 74 000, inkludert et tillegg som må kontrolleres.
Årsgrunnlaget bør vise estimatet, fakturaen og forklaringen på differansen på 2 000. Hvis både estimatet og hele fakturaen blir stående som kostnad, vises 146 000. En kontroll av leverandørsaldo alene vil ikke nødvendigvis fange dette. Regnskapsfører må kunne følge beregningen og hvordan den avstemmes eller reverseres.
Kontraktskrav og tilskudd
For plass- og timeavtaler skilles leverte perioder, godkjente krav og betaling. Et tillegg som er utført uten avklart betalingsgodkjenning skal ha egen status. Kostnaden kan være kjent selv om inntektssiden fortsatt må vurderes.
For bundne midler vises finansieringskilde, periode og kostnader som er belastet. Kontroller at samme kostnad ikke ligger fullt på to finansieringskilder. Avklar gjenstående vilkår, eventuell overføring og mulig tilbakebetaling ut fra den faktiske tildelingen. Tilskuddsguiden har et eget eksempel.
Eiendeler og avtaler som ikke lenger gjelder
Gå gjennom registeret sammen med ansvarlig for utstyret. Knytt salg, retur eller utrangering til dokumentasjon. En flytting mellom boliger kan kreve nytt kostnadssted selv når eierskapet er uendret. Stans også løpende service- eller leieavtaler når det er avtalt og relevant; en regnskapsmessig avhending avslutter ikke kontrakten av seg selv.
Barnehagens ekstra rapporteringsspor
For private barnehager trengs en forklaring fra regnskap og spesifikasjoner til de aktuelle rapportpostene. Udir beskriver kravene til regnskap og bokføring. Fordelingsgrunnlag og særskilte opplysninger bør være samlet før rapporten skal kontrolleres. Bruk Basil-sporet for denne oppgaven.
Fordel leveransen før siste runde
Ledelsen bekrefter beslutninger og driftsgrunnlag, regnskapsfører gjør de avtalte regnskapsvurderingene og nødvendig revisjon/attestasjon håndteres av den aktuelle revisoren. Bestem hvem som overleverer hvert underlag og hva som må godkjennes på nytt hvis et tall endres.
Be om hjelp med årsarbeidet eller begynn med månedsavslutningen.