På denne siden
Et prosjektregnskap må kunne vise hvordan kostnadene svarer på finansieringsvilkårene. En egen bankkonto alene dokumenterer ikke riktig bruk.
Et fiktivt prosjekt
En aktør mottar 600 000 kroner til et avgrenset dagtilbud. Godkjent prosjektkostnad er 540 000, og 20 000 venter på avklaring. Resterende 40 000 er ikke automatisk overskudd til fri bruk.
| Status | Beløp | Oppfølging |
|---|---|---|
| Dokumentert prosjektkostnad | 540 000 | Avstem mot rapportgrunnlag |
| Uavklart kostnad | 20 000 | Kontroller vilkår og dokumentasjon |
| Ikke disponert | 40 000 | Avklar overføring eller tilbakebetaling |
Regnskapsmessig inntektsføring og eventuell tilbakebetalingsplikt må vurderes fra tildelingen. Ikke lag en generell regel som behandler alle tilskudd likt.
Bygg sporet ved oppstart
Registrer tilskuddsgiver, tildelingsreferanse, periode, finansieringsandel og rapporteringsfrist. Avtal fordelingsnøkkel for felleskostnader før sluttregnskapet. Samme kostnad må ikke belastes flere finansieringskilder uten at fordelingen og vilkårene tillater det.
La prosjektleder godkjenne aktivitetskoblingen, økonomi avstemme beløpene og ledelsen vurdere uavklarte vilkår. Rapporter summer og nødvendig dokumentasjon; personlige deltakerhistorier er ikke et regnskapsbilag.
Fordel en delt kostnad før rapporteringen
Anta at en ansatt arbeider dokumentert 60 prosent med prosjektet og 40 prosent med annen drift i en avgrenset periode. En relevant kostnad på 100 000 gir da en intern fordeling på 60 000 og 40 000. Kontroller at tildelingsvilkårene tillater kostnaden og fordelingsgrunnlaget.
Bevar beregningen og koblingen til godkjent ressursgrunnlag. Hvis finansieringsgiver krever annen dokumentasjon, må den avklares før rapporten ferdigstilles. En prosent som bare er bestemt for å bruke hele tildelingen er et svakt grunnlag.
Skill prosjektavslutning fra siste bankbetaling
Et prosjekt kan være ferdig med aktivitet før alle fakturaer er mottatt eller oppgjør utbetalt. Lag en liste over påløpte, ikke fakturerte kostnader, åpne leverandørkrav og mulige korreksjoner. Regnskapsfører vurderer periodiseringen, mens prosjektleder bekrefter tilknytningen til aktiviteten.
Ikke lukk tilgang til nødvendig dokumentasjon før sluttavstemmingen er kontrollert. Samtidig skal det ikke opprettes ekstra kopier av deltakeropplysninger bare for å ha et «komplett arkiv» hos økonomi.