På denne siden
Når ett tilbud har flere inntektskilder, trenger dere å vise hvilke kostnader hver kilde dekker. Et samlet positivt bankbeløp er ikke nok: midler kan være bundet, betaling kan være forskudd, og samme kostnad kan ha blitt med i flere rapporter.
Start med vilkårene for hver kilde
Registrer finansieringsgiver eller betaler, periode, hvilke kostnader grunnlaget omfatter og hvordan egenfinansiering dokumenteres. Kontraktsvederlag kontrolleres mot leveransen, mens tilskudd følges mot tildelingsvilkårene. Egenbetaling trenger eget krav- og betalingsspor.
Regneeksempel med én aktivitet
En virksomhet planlegger et dagtilbud til 1 000 000 kroner. Finansieringsplanen har 600 000 i tilskudd, 300 000 i kontraktsvederlag og 100 000 i egne midler. Forutsett i dette eksemplet at vilkårene tillater følgende fordeling:
| Kostnad | Tilskudd | Kontrakt | Egne midler | Sum |
|---|---|---|---|---|
| Personell | 400 000 | 250 000 | 0 | 650 000 |
| Lokaler | 150 000 | 50 000 | 0 | 200 000 |
| Utstyr/aktivitet | 50 000 | 0 | 50 000 | 100 000 |
| Administrasjon | 0 | 0 | 50 000 | 50 000 |
| Sum | 600 000 | 300 000 | 100 000 | 1 000 000 |
Kontroller både radene og kolonnene. Personalkostnaden på 650 000 kan ikke også rapporteres som 650 000 dekket av tilskuddet. Da ville 250 000 være dekket to ganger i rapportmodellen, selv om hver enkelt rapport kunne se ryddig ut.
Når faktisk bruk blir annerledes
Anta at dokumentert personalkostnad blir 620 000 i stedet for 650 000. De 30 000 i lavere kostnad må behandles etter finansieringsvilkårene. De blir ikke automatisk frie midler eller en grunn til å flytte en uvedkommende kostnad inn i prosjektet.
Vis endringen mot planen. Bevar fordelingsgrunnlaget og avklar om kilden finansierer en andel, et bestemt kostnadselement eller en avtalt leveranse. Disse modellene kan gi forskjellig konsekvens av samme kostnadsreduksjon.
Betaling og finansieringsgrunnlag
Tilskuddet kan være utbetalt før kostnadene kommer, mens kontraktsbetalingen kan komme etter at tjenesten er levert. Lag derfor en egen betalingsoversikt. En forsinket kontraktsbetaling på 100 000 påvirker kontantbehovet selv om leveransen er dokumentert og kravet er riktig.
Regnskapsfører trenger tildeling, avtale, status og periode for å vurdere inntektsføring og eventuelle forpliktelser. Prosjektleder bekrefter koblingen til aktiviteten. Hold disse vurderingene sammen med beregningen i stedet for å bruke bankdatoen som eneste regel.
Felleskostnader og personopplysninger
Hvis ansatte eller lokaler brukes i flere tilbud, dokumenteres faktisk bruk eller annen relevant fordelingsnøkkel. En ny prosentsats skal ha en forklaring og gyldighetsdato. Endringen må kunne skilles fra reell endring i driften.
Finansieringsrapporten bør vise kostnad, aktivitet og nødvendige referanser. Deltakernes personhistorier hører ikke hjemme som fritekst ved siden av beløpene. En konkret mottakers dokumentasjonskrav avklares med ansvarlig funksjon.
Kontroller bundne midler, lag ledelsesrapporten og planlegg likviditeten.