På denne siden
Basil-rapporten skal kunne forklares fra regnskapet og de nødvendige spesifikasjonene. Det er ikke alltid nok å flytte én kontosum til ett skjemafelt. Enkelte grunnlag trenger en oppdeling som må komme fra dokumentert drift eller lønns-/kostnadsspesifikasjon.
Udir forklarer at rapporteringen bygger på regnskapet og også omfatter særskilte opplysninger. Barnehagen beholder ansvaret for korrekt rapportering når regnskapsfører bistår.
Lag en bro, ikke et nytt parallelt regnskap
| Ledd | Hva som skal finnes |
|---|---|
| Regnskapsgrunnlag | Avstemte konti og relevante dimensjoner |
| Spesifikasjon | Dokumentert oppdeling der kontoen inneholder flere forhold |
| Fordelingsberegning | Nøkkel, periode og godkjenner for delte kostnader |
| Rapportpost | Kobling til aktuell veiledning og skjemafelt |
| Kontroll | Avvik mellom kilde og rapport forklart |
Gi beregningene navn som kan forstås ved en senere kontroll. Et ark med «justering 2» uten kilde eller forklaring gjør det vanskeligere å se om en kostnad er delt, flyttet eller bare utelatt.
Regneeksempel med blandet kontogrunnlag
En konto viser 500 000 kroner. Spesifikasjonen fordeler dette på 320 000 knyttet til én personellkategori, 150 000 til en annen og 30 000 som trenger egen vurdering. Før rapporten settes sammen, må kontrolløren kunne se at 320 000 + 150 000 + 30 000 fortsatt er 500 000.
Velg felt ut fra den aktuelle skjemaveiledningen. Det vesentlige er at oppdelingen har en kilde og at ingen del forsvinner eller telles to ganger.
Delte kostnader er et vanlig avklaringspunkt
Hvis felles administrasjon, lokaler eller personell berører flere enheter, bevares beregningsgrunnlaget. En fast prosent må kunne begrunnes i den faktiske ressursbruken. Når nøkkelen endres, noter fra hvilken periode og hvorfor. Se fordelte kostnader for kontrollen før tallene brukes i rapporten.
Handel med eier eller nærstående og andre særskilte forhold skal ha nødvendig underlag klart. Det er lettere å finne avtale, bilag og prisgrunnlag mens oppgaven fortsatt er fersk enn å rekonstruere det i siste rapporteringsuke.
Fordel arbeidet før rapporten fylles ut
Styrer/ledelse bekrefter driftsopplysninger og beslutninger. Regnskapsfører forbereder avstemt regnskapsgrunnlag og de avtalte beregningene. Revisor utfører aktuell revisjon og attestasjon. Lag en enkel leveranseliste med underlag, ansvarlig og dato, slik at én part ikke venter på en oppgave den andre trodde var ferdig.
Gjør gjerne en prøve av rapportsporet før årsarbeidet er i sluttfasen. Da avdekkes hvilke opplysninger som må samles uten at selve rapporten blir et årlig oppryddingsprosjekt.
Hvis et tall endres etter kontroll
Bevar godkjent versjon, ny verdi, differanse, årsak og hvem som må kontrollere igjen. Ikke erstatt en allerede gjennomgått fil uten å varsle dem som bygger sin kontroll på den. Den leverte rapporten og underlaget må vise samme versjon.
Etter levering
Oppbevar den leverte rapportversjonen sammen med avstemmingsbroen og nødvendig dokumentasjon i avtalt miljø. Ta med årets viktigste avvik tilbake til månedsrutinen: manglende kostnadssted, uklar fordelingsnøkkel eller en spesifikasjon som kom for sent. Da blir neste års arbeid bedre.
Ta kontakt om barnehagens årsgrunnlag og se årsavslutningen.