En prosent i et regneark er ikke i seg selv dokumentasjon. Felleskostnad må kunne knyttes til faktisk aktivitet og vurderes mot gjeldende rammer for barnehagen.
Et kontrollert eksempel
En fiktiv felles administrativ ressurs bruker 60 timer på barnehage A og 40 på barnehage B i en avgrenset periode. Dersom kostnaden som skal fordeles er 50 000 kroner, gir denne modellen 30 000 og 20 000. Kontroller at selve kostnaden er tillatt før fordelingen brukes.
| Kostnad | Mulig grunnlag | Bevar |
|---|---|---|
| Felles personell | Dokumentert ressursbruk | Godkjent tids- eller aktivitetsgrunnlag |
| Lokaler | Relevant faktisk bruk | Areal og periode |
| Felles innkjøp | Mottatt mengde | Mottak og fordelingsberegning |
Kontroller før bokføring
Hvilken tjeneste er levert, hvem mottok nytten og er prisen dokumentert? Ved nærstående leverandør må grunnlaget vurderes særskilt. Ikke la internfakturaens tekst være eneste dokumentasjon.
Bytt ikke nøkkel for å jevne ut et resultat. Dersom faktisk bruk endres, dokumenter dato og årsak og vis effekten i rapporten. Udirs veiledning om kostnader er relevant ved den konkrete vurderingen.