På denne siden
Et kostnadsavvik blir lettere å følge opp når det deles i timer, ressursmiks og pris. Planlagte vakter, godkjent arbeid og leverandørfaktura er tre forskjellige grunnlag. De skal avstemmes, ikke legges oppå hverandre.
Fra 1 200 planlagte til 1 240 utførte timer
En fiktiv avdeling planlegger 1 200 timer med eget personell. Ved periodens slutt er 1 160 egne timer godkjent, og det er levert 80 godkjente innleietimer. Innleien dekker både 40 bortfalte egne timer og 40 timer utover den opprinnelige planen.
| Timer | Plan | Godkjent utført | Endring |
|---|---|---|---|
| Eget personell | 1 200 | 1 160 | −40 |
| Innleie | 0 | 80 | +80 |
| Samlet | 1 200 | 1 240 | +40 |
Å legge 80 innleietimer til den gamle planen ville gitt 1 280. Da telles også de 40 egne timene som ikke ble utført. Avviket må forklares i godkjent grunnlag før neste prognose oppdateres.
Pris timene med riktig kostnadsgrunnlag
Anta samlet personalkostnad på 400 kroner per egen arbeidstime og avtalt innleiepris på 900 kroner. Hovedberegningen forutsetter at de 40 bortfalte egne timene også reduserer avdelingens kostnadsgrunnlag; betalt fravær vises som et eget alternativ nedenfor.
| Kostnadsgrunnlag | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Budsjett, eget personell | 1 200 × 400 | 480 000 kr |
| Utført eget arbeid | 1 160 × 400 | 464 000 kr |
| Godkjent innleie til avtalt pris | 80 × 900 | 72 000 kr |
| Samlet kontrollgrunnlag | 464 000 + 72 000 | 536 000 kr |
| Avvik mot budsjett | 536 000 − 480 000 | +56 000 kr |
De 56 000 skyldes to forskjellige forhold:
- 40 flere timer, vurdert til egen kostnad: 40 × 400 = 16 000 kroner.
- 80 timer med innleie fremfor eget personell: 80 × (900 − 400) = 40 000 kroner.
Summen er 56 000. Et generelt krav om å «redusere 40 overtimer» ville ikke truffet forklaringen: tabellen sier verken at de ekstra timene var overtid eller at de kunne unngås. Leder må forklare behovet og godkjenne neste bemanningsplan. Lønnsfunksjonen behandler de faktiske arbeidsforholdene og tilleggene.
Ved utlån mellom avdelinger må timene og kostnaden også havne samme sted. Avdelingsregnskapet viser hvordan en uavstemt intern fordeling kan få én avdeling til å se dyrere ut uten at virksomhetens totale kostnad endres.
Hvis bortfalte timer fortsatt er betalt
Er de 40 egne timene betalt fravær, forsvinner ikke kostnaden fordi timene mangler i utført arbeid. Med samme tenkte kostnad på 400 kroner må 16 000 legges til. Samlet kostnad blir 552 000 og avviket mot budsjettet 72 000, mens utført arbeid fortsatt er 1 240 timer.
Vis da utført eget arbeid, betalt fravær og innleie separat. Ellers kan en riktig timebro gi en for lav kostnadsprognose. Ferie- og vikarbudsjettet følger kostnadene som består når fraværet dekkes med andre ressurser.
Når fakturaen viser en annen pris
Leverandørfakturaen kommer med 80 timer à 950 kroner, til sammen 76 000. Mengden stemmer med godkjent tid. Prisavviket er 80 × 50 = 4 000 kroner.
Finn prisversjon, gyldighetsdato og eventuelt dokumentert tillegg før avviket lukkes. I dette eksemplet bekrefter leverandøren at 900 var riktig pris og sender kreditnota på 4 000. Netto leverandørkrav blir 72 000. Kreditnotaen kobles til fakturaen; de 80 timene registreres ikke som en ny leveranse.
Hvis bare 76 av de 80 timene hadde vært dokumentert, ville det vært et mengdeavvik i tillegg. Det skal ikke løses med en tilfeldig reduksjon av timeprisen. Kontrollen av bestilling, mottak og faktura viser hvorfor de to forklaringene må beholdes hver for seg.
Sen faktura må ikke gi to kostnader
Anta at regnskapsføreren allerede har ført et estimat på 72 000 for den leverte innleien. Når dokumentene kommer, må rapporten vise hva som erstatter estimatet. Med reversering av estimatet blir avstemmingen:
| Bevegelse ved behandling av dokumentene | Beløp |
|---|---|
| Reversert estimat | −72 000 kr |
| Leverandørfaktura | +76 000 kr |
| Kreditnota for prisfeil | −4 000 kr |
| Ny kostnad utover det opprinnelige estimatet | 0 kr |
Innleien er fortsatt 72 000 i den opprinnelige periodens kontrollgrunnlag. Hvis estimatet blir stående ved siden av nettofakturaen, vil samme leveranse feilaktig gi 144 000 i kostnad. Periodiseringsguiden viser dokumentasjonen som må følge avstemmingen.
Betaling og neste plan
Vis også leverandørens fakturanummer, kreditnota og betalingsstatus. Hvis 70 000 av nettokravet er betalt, gjenstår 2 000. Det er en åpen betalingspost, selv om kostnaden er ferdig forklart.
Før neste periode trenger lederen svar på om innleien fortsetter, hvor mange egne timer som ventes tilgjengelig, og hvilken pris som gjelder. Bruk godkjent faktisk arbeid som utgangspunkt. En ny bestilling må ha sitt eget omfang og sin egen periode; den gamle fakturaen er ikke neste måneds bemanningsplan.
Gå videre til kapasitetsbudsjettet når avviket skal bli en ny prognose. Lønnskontrollen gjelder arbeidsgivers lønnsgrunnlag.