På denne siden
Godkjenn arbeid, kontroller lønnsbehandling og avstem resultatet som tre forskjellige steg. En turnusplan er utgangspunktet for bemanning. Lønn må i tillegg ta hensyn til hva som faktisk skjedde og til vilkårene som gjelder for arbeidsforholdet.
I en omsorgsvirksomhet med vakter, deltidsstillinger og vikarer er det særlig nyttig å ha en fast endringsliste. Den viser nye og avsluttede arbeidsforhold, bytter, fravær, ekstraarbeid og rettelser fra tidligere perioder.
En lønnskjøring med klare overleveringer
| Steg | Ansvar i praksis | Kontroll før neste steg |
|---|---|---|
| Samle endringer | Leder/administrasjon | Riktig medarbeider, dato og kilde |
| Godkjenne arbeid | Utpekt godkjenner | Utført tid og riktig enhet |
| Behandle lønn | Lønnsansvarlig | Arbeidsforhold, lønnsart og avtale |
| Kontrollere kjøring | Avtalt kontrollør | Mengder, beløp og vesentlige endringer |
| Godkjenne betaling | Fullmaktshaver | Korrekt betalingsgrunnlag |
| Følge opp | Lønn og regnskap | Kjøring, betaling og bokføring avstemt |
Eksempel: en vakt er byttet, ikke doblet
Medarbeider A har en planlagt vakt på åtte timer. Medarbeider B overtar hele vakten og får senere godkjent to ekstra arbeidstimer. Arbeidsgrunnlaget for denne leveransen er ti timer hos B, med nødvendig avklaring av hvordan A sin opprinnelige plan behandles.
Hvis den opprinnelige planen og B sin registrering begge går uendret til eksport, vises 18 timer. Det er ikke et lønnsavvik som skal «jevnes ut» i totalsummen. Rettingen må gjøres på riktig person og grunnlag før kjøringen godkjennes. Følg fravær, avtalte lønnsrettigheter og tillegg som egne grunnlag i lønnskontrollen.
Avstem både antall og mengde
En kontrollsum på 1 400 timer for ti ansatte er nyttig, men ikke nok. Sjekk antall arbeidsforhold, timer per kategori og store endringer fra forrige kjøring. Samme totalsum kan skjule at én person mangler og en annen har fått for mye.
Skill ordinær tid, ekstraarbeid, fravær, møter og reise i kilden når de har ulik behandling. En ukjent kategori går til avklaring. Den bør ikke automatisk få en standard lønnsart som tilfeldigvis gjør importen grønn.
Kostnadssted og lønn er forskjellige endringer
En medarbeider kan ha riktig utbetaling, men kostnaden ligger på feil bolig. Da kan en økonomisk omfordeling være nødvendig uten at medarbeideren skal få ny lønn. Dokumenter om rettingen gjelder utbetaling, bokføring eller begge deler.
Ved innleie brukes leverandørens faktura og godkjente tid til kostnadskontroll. Ikke opprett leverandørens timer som egne lønnstimer i tillegg. For arbeid mellom enheter viser turnusfordelingen en egen modell.
Fravær og refusjon trenger en eier
Lønn og eventuell refusjon er ulike spor. NAVs arbeidsgiverveiledning om sykepenger beskriver blant annet inntektsmelding og refusjonskrav. Avtal hvem som følger opp dokumenter, status og korreksjoner. Lønnsrapporten til avdelingsleder trenger økonomisk status, ikke diagnose eller medisinske forklaringer.
Rettelser etter kjøring
Registrer opprinnelig periode, rettet mengde/beløp, årsakskode og godkjenner. Kontroller om rettingen allerede er tatt i en mellomkjøring. Når en kildefil sendes på nytt, må behandlede poster kunne gjenkjennes slik at samme grunnlag ikke utbetales igjen.
Vi hjelper med lønnsarbeidet og rutinen fra turnus til godkjent kjøring. Ta kontakt om lønn. Se også importkontroll.