Budsjetter ferie, fravær og vikarer

Ferie og fravær kan redusere utført arbeid fra den vanlige bemanningen uten at den samme kostnaden forsvinner fra lønnsbudsjettet. Når oppgavene må dekkes med vikar eller innleie, trengs et eget erstatningsbudsjett.

Legg den godkjente bemanningsplanen og kostnadsgrunnlaget fra lønn til grunn for vikarbehovet.

Regn i timer før kroner

En enhet planlegger 1 000 arbeidstimer i en periode. 160 av disse må dekkes mens egne medarbeidere er borte. Administrasjonen forventer å dekke 100 timer med egne vikarer og 60 med en bemanningsleverandør.

De 79 000 er kostnaden ved dekningen i eksemplet. Den kan ikke trekkes fra eller legges til en ordinær lønnslinje uten å se hvordan denne allerede er beregnet. Hvis hovedbudsjettet allerede inneholder deler av vikarressursen, må den delen avstemmes for å unngå dobbel kostnad.

Bruk samlet personalkostnad

En timesats for en ansatt bør bygge på kostnadene lønnsfunksjonen faktisk forventer, med relevant behandling av feriepenger, arbeidsgiverkostnader og øvrige avtalte forhold. Bruk lønnsgrunnlaget fremfor en tilfeldig prosentsats. For innleie kommer kostnadsgrunnlaget fra leverandøravtalen og eventuelle avtalte tillegg.

Avklar også hvilke timer som trengs til opplæring, møter og overlapp. Hvis det tilkommer åtte godkjente opplæringstimer til 400 kroner i eksemplet, er det 3 200 kroner ekstra, ikke en del av de 160 dekningstimene. Rapporten bør vise denne forskjellen.

Sammenlign plan og faktisk dekning

Anta at faktisk fordeling blir 80 timer egne vikarer og 80 timer innleie. Samlet dekning er fortsatt 160 timer, men kostnaden blir 32 000 + 52 000 = 84 000 kroner. Avviket på 5 000 skyldes ressursmiks, ikke flere utførte timer.

Det gir et konkret spørsmål til neste plan: Var egen vikarkapasitet tilgjengelig, kom bestillingen for sent, eller krevde oppdraget annen kompetanse? Et budsjett som bare viser én vikarkostnad ville skjult denne forklaringen.

Hold tre datoer synlige

Godkjent arbeidstid, lønnsutbetaling og leverandørfaktura kan treffe forskjellige datoer. Legg forventet betaling i likviditetsplanen, og avstem sen faktura mot eventuelt kostnadsestimat. En innleiekostnad må ikke bli stående to ganger når den faktiske fakturaen kommer.

Eventuell refusjon følges som eget krav med status og forventet betalingsdato. Ikke finansier lønnsuken med et beløp som ennå ikke er avklart. Lønnsgrunnlaget viser de tilhørende kontrollene.

Før kjøringen og etter perioden

Leder godkjenner utførte timer og kostnadssted. Lønn kontrollerer arbeidsforhold og behandling av tillegg. Innleiefaktura avstemmes mot leverandørens godkjente grunnlag. Etterpå forklares avvik i timer, pris og ressursmiks hver for seg.

Budsjettguiden viser scenarier for kapasitet og finansiering. Sett dato på betalingene når kostnaden er planlagt.