Sett pris på timer, plasser og beredskap

En pris må passe både leveransen og risikoen dere påtar dere. Et tilbud med god timepris kan bli svakt hvis dere samtidig må holde mange betalte arbeidstimer tilgjengelig uten betaling. Et fast vederlag kan gi forutsigbarhet, men bli for lite når omfanget øker.

Velg betalingsenhet før dere velger tall. Skal kunden betale for utførte timer, leverte plassdøgn, reservert kapasitet eller en nærmere definert samlet tjeneste? Det valget bestemmer hvilke kostnader dere må bære ved lav aktivitet, og hva som krever en endring i avtalen.

Bygg et kostnadsgrunnlag som følger oppdraget

Start med den ressursplanen virksomheten faktisk kan levere etter. Ta med eget personell, betalt fravær og dekning, innleie, reise, lokaler, materiell, støttefunksjoner og nødvendige oppstartsoppgaver. Skill kostnader som består når aktiviteten faller fra kostnader som faktisk endres.

Et oppdrag som bruker ledig kapasitet kan ha en annen merkostnad enn et oppdrag som krever en helt ny enhet. Vis likevel både merkostnaden og bidraget til felleskostnadene. Flere oppdrag som hver «bare skal dekke litt ekstra», kan samlet bruke opp kapasiteten uten å finansiere driften.

Regn kostnadsdekningen på betalbare timer

En illustrerende hjemmetjenesteavdeling har 1 000 betalte arbeidstimer i måneden og samlet personalkostnad på 400 000 kroner. Andre kostnader er 90 000. Av dette grunnlaget kan 700 timer kreves betalt etter den tenkte avtalen; resten av arbeidstiden går til reise, administrasjon og andre oppgaver som inngår i leveransen.

En tilbudspris på 490 per betalbar time ville bare gitt 343 000 i inntekt. De 147 000 som mangler, forsvinner ikke fordi reise og administrasjon ikke har egne fakturalinjer.

Anta at virksomheten vil sammenligne et tilbud på 780 kroner per betalbar time. Ved 700 timer gir det 546 000 i inntekt og 56 000 over det viste kostnadsgrunnlaget.

Reisetidskalkylen hjelper med tidsgrunnlaget. Timeavstemmingen viser hvordan dette følges etter levering.

Sammenlign betalingsmodeller på samme volum

Tre tilbud kan gi den samme inntekten ved planlagt aktivitet, men fordele risikoen forskjellig. Her beholdes kostnaden på 490 000 også ved lavere aktivitet, fordi de betalte ressursene fortsatt er bundet.

I den andre modellen kjøper kunden både kapasitet og aktivitet. Dere må si hva kapasitetsdelen omfatter, og passe på at den variable delen ikke krever betaling en gang til for samme inkluderte arbeid.

I den tredje modellen må omfanget og leveringsforutsetningene være tydelige: Hva skal være tilgjengelig, hvilke oppgaver inngår, og når krever endret volum eller innhold en ny bestilling? Fast betaling betyr ikke at uleverte timer skal rapporteres som utførte. Det er avtalt kapasitet eller tjeneste som er betalingsgrunnlaget.

Ved ren timebetaling bærer leverandøren mer av volumrisikoen i denne modellen. Ved kapasitetsbetaling vil kunden normalt være opptatt av at den betalte kapasiteten faktisk kan brukes som avtalt. Sammenlign derfor kravene til tilgjengelighet og ressurser sammen med inntekten, ikke bare prisoverskriften.

Bruk riktig nevner for plasser og beredskap

For en bolig med 240 mulige plassdøgn kan en kalkyle se lønnsom ut ved fullt belegg og svak ut ved den bestillingen som faktisk er sannsynlig. Med faste kostnader på 510 000 og 600 i kostnad per levert døgn blir kostnadsgrunnlaget:

• Ved 240 leverte døgn: 654 000 / 240 = 2 725 per døgn.
• Ved 180 leverte døgn: 618 000 / 180 = omtrent 3 433 per døgn.

En pris beregnet på fullt belegg dekker dermed ikke automatisk kostnaden ved 180 døgn. Vurder om kunden bestiller brukte døgn eller reserverer kapasitet. Plasskostnaden viser forskjellen, mens planen for ny avdeling tar med etableringsperioden.

For ambulanse eller annen beredskap er oppdragstallet heller ikke hele prisgrunnlaget. Avklar tidsrom, avtalt tilgjengelighet, personell, reservekapasitet og hvilke ekstraoppdrag som eventuelt betales separat. Beredskapsoppgjøret følger dette videre etter avtaleinngåelsen.

Beskriv hva prisen omfatter

Et tilbud skal kunne brukes av den som senere bestiller, godkjenner og fakturerer. Samle de viktigste valgene i et kort prisvedlegg:

Gjør også et bevisst valg om oppstartskostnaden: egen avtalt oppstartslinje eller dekning gjennom løpende pris. Hvis den skal dekkes over tid, test hva som skjer dersom oppdraget avsluttes tidligere enn kalkylen forutsetter.

Betalingsvilkår kan være like viktige som marginen

I timeeksemplet koster måneden 490 000, mens inntekten er 546 000. Dersom kostnadene betales før fakturaen blir gjort opp, må virksomheten finansiere mellomrommet. En beregnet margin på 56 000 betaler ikke lønnen før kundebetalingen kommer.

Anta i stedet at partene avtaler et forskudd på 200 000 før arbeidet starter. Resten av månedens fakturaoppgjør blir 346 000, ikke 546 000 i tillegg til forskuddet. Samlet betaling er fortsatt 546 000. Forskuddet reduserer det viste finansieringsgapet fra 490 000 til 290 000, men gir ingen ekstra salgsinntekt.

Avklar hvordan forskuddet avregnes, og legg faktiske datoer inn i likviditetsplanen. Ikke bygg basisscenarioet på en raskere betaling enn den som faktisk er avtalt.

Ta en tilbudsbeslutning, ikke bare en prisbeslutning

Før tilbudet sendes, skriv hvilket volum og hvilken ressursplan som gjør det gjennomførbart, hvilken nedside dere aksepterer, og hvem som kan beslutte avvik fra forutsetningene. Et høyt mulig volum skal ikke skjule tapet i et realistisk lavscenario.

Når kunden ønsker mer enn det tilbudet dekker, bruk tilleggsbestillingen fremfor å la små utvidelser forsvinne i den faste prisen. Etter signering tas vedlegg og gyldighet inn i kontraktsregisteret.