En muntlig forespørsel fra feil rolle er et svakt betalingsgrunnlag. Lag et lite endringsspor som både drift og økonomi forstår.
En endring med fem statuser
Eksemplet er 20 ekstra tjenestetimer som noen ønsker levert.
| Status | Hva må være kjent? |
|---|---|
| Forespurt | Behov og avtalereferanse |
| Bestilt | Fullmakt, omfang, periode og prisgrunnlag |
| Utført | Godkjent administrativ leveranse |
| Godkjent for krav | Vilkår og nødvendig dokumentasjon |
| Fakturert | Kravreferanse og betalingsfrist |
Hvis 20 timer er utført, men bare 15 godkjent, vis fem timer som uavklart. Ikke øk andre fakturalinjer for å få dekket kostnaden.
Følg kostnaden også
Et tillegg kan kreve ekstra bemanning eller innkjøp før betalingen er avklart. Registrer forventet kostnad og risiko i prognosen. Skill manglende betalingsgodkjenning fra manglende leveransedokumentasjon, fordi de trenger ulike tiltak.
Bruk ikke sensitiv saksbegrunnelse som erstatning for en bestillingsreferanse. Ved hasteendringer må etterfølgende dokumentasjon vise hva som faktisk ble besluttet og når, uten å gi inntrykk av at fullmakten var kontrollert tidligere enn den var.