Et kontraktsregister bør fortelle hvilken versjon som gjaldt da tjenesten ble levert. En lenke til siste PDF er ikke nok når gamle krav skal forklares.
Nødvendige administrative felt
| Felt | Bruk |
|---|---|
| Avtale-ID og motpart | Entydig oppgjørsspor |
| Gyldig fra/til | Velger riktig versjon |
| Betalingsmodell | Fast, time, døgn, plass eller annet avtalt |
| Prisreferanse | Dokumentert sats og endring |
| Bestillingsfullmakt | Hvem kan godkjenne tillegg? |
| Oppsigelse/fornyelse | Når må avtalen vurderes? |
En fiktiv prisendring fra 1. mai skal ikke omskrive januargrunnlaget. Bevar gammel versjon og dokumenter om etteroppgjør faktisk er avtalt.
Avvik som bør stoppe kjøringen
Overlappende avtaleperioder, ukjent betaler og manglende prisversjon må avklares. Ikke velg «nærmeste» sats automatisk. Avklar også hvilket grunnlag som skal ligge hos økonomi og hvilket som bare skal være tilgjengelig for autorisert faglig rolle.
Gå gjennom aktive avtaler ved månedsavslutning og før budsjettering. Et utløpt vedlegg kan gi feil prognose selv om siste faktura ble betalt. Registeret bør ha en ansvarlig som vedlikeholder endringer, ikke bare en mappe alle kan redigere.
Før en ny avtale signeres, bruk pris- og tilbudsgrunnlaget. Det setter kostnadene og betalingsmodellen inn i samme beslutning.