På denne siden
Lag først en timebro, deretter en oppgjørsbro. Besøkstid, godkjent arbeidstid og fakturerbare timer har forskjellige formål. Et avvik mellom dem må forklares i kilden, ikke rettes ved å justere en totalsum i siste regneark.
Fra 800 planlagte til 780 leverte timer
Regneeksemplet bruker en hjemmetjenesteleverandør med følgende godkjente grunnlag for én periode:
| Timebro | Timer | Grunnlag |
|---|---|---|
| Planlagte besøk | 800 | Plan ved periodestart |
| Avlyste besøk | −30 | Ikke levert |
| Ekstra godkjente besøk | +10 | Tillegg i periodens plan |
| Levert og internt godkjent | 780 | Bekreftet besøkstid |
| Reise | +100 | Godkjent arbeid mellom oppdrag |
| Administrasjon | +40 | Godkjent arbeid utenfor besøk |
| Samlet arbeidstid | 920 | Grunnlag for lønnskontroll og kostnad |
De 140 timene utover besøkstiden forsvinner ikke fordi de ikke ligger på ordinær fakturalinje. Lønnsansvarlig behandler godkjent arbeid etter arbeidsforhold og avtaler. Økonomi undersøker hvilke av timene kontrakten gir betaling for.
Bruk to forskjellige godkjenninger
Intern godkjenning bekrefter grunnlaget fra driften. Betalerens godkjenning eller innsigelse gjelder oppgjøret etter kontrakten. En time kan være utført og riktig i lønnsgrunnlaget selv om betaleren bestrider kravet. Bevar begge statuser.
I eksemplet brukes en tenkt kontrakt med 650 kroner per levert besøkstime og særskilt betaling for 60 av reisetimene til 300 kroner. Resten av reisetiden og administrasjonen inngår i leverandørens kostnad uten eget timekrav.
| Oppgjørslinje | Beregning | Krav |
|---|---|---|
| Besøk | 780 × 650 | 507 000 kr |
| Avtalt reise | 60 × 300 | 18 000 kr |
| Samlet | 525 000 kr |
Avlysninger håndteres etter kontraktens egne vilkår. Hvis det finnes kompensasjon, vises den som et eget dokumentert ledd. Den skal ikke kamufleres som levert besøkstid.
Delbetaling og uenighet er ikke samme avvik
Betaleren sender 500 000 kroner. Spesifikasjonen viser at 20 besøkstimer er omtvistet: 20 × 650 = 13 000 kroner. Ytterligere 12 000 er ubestridt, men ikke betalt. Summen er 25 000 utestående.
| Status etter betaling | Beløp | Neste handling |
|---|---|---|
| Betalt | 500 000 kr | Match til riktige krav |
| Omtvistet | 13 000 kr | Kontraktsansvarlig avklarer de 20 timene |
| Venter betaling | 12 000 kr | Følg betalingsstatus og frist |
| Sum opprinnelig krav | 525 000 kr | Avstem mot faktura og spesifikasjon |
Ikke fjern de 20 timene fra arbeidstiden for å få oppgjøret til å stemme. Hvis uenigheten gir en dokumentert korreksjon, følges den til originalkravet med kreditnota eller annen korrekt behandling.
Hva sier dette om kostnaden?
Med en tenkt samlet personalkostnad på 400 kroner per arbeidstime blir 920 timer til 368 000 kroner. En kalkyle som bare bruker 780 besøkstimer ville vise 312 000 og mangle 56 000 i ressurskostnad. Det er forskjellen dere trenger når dere vurderer pris eller ruteplan.
Legg til øvrige kostnader og vis reisetidens andel per område. Sammenlign områder med tilsvarende geografi og oppdragsmønster.
Slik gjennomføres avstemmingen
Planlegger forklarer avlysninger og nye oppdrag. Godkjenner bekrefter faktisk arbeid i kilden. Økonomi kontrollerer pris, avtaleperiode og betaler. Hver uavklart post får referanse, status og ansvarlig. Ved ny eksport avstemmes differansen mot forrige versjon, slik at samme leveranse ikke blir et nytt fullstendig krav.
Se reisetidskalkylen, kontroller fakturagrunnlaget eller få hjelp med regnskapet.