På denne siden
Velg først hvem som har ansvar for neste lønnskjøring og neste fakturaperiode. Deretter avtaler dere hvilken dato regnskapsføringen går over. De tre tidspunktene trenger ikke være identiske, men de må være kjente for begge leverandører og virksomheten.
For en institusjon, barnehage eller hjemmetjenesteleverandør er et regnskapsbytte mer enn en saldofil. Åpne avtaler, godkjente timer og korreksjoner kan fortsette å komme etter overgangsdatoen. En navngitt mottaker for disse postene hindrer at de blir liggende mellom gammel og ny leverandør.
Bestem hva som skal videreføres
| Behold eller bytt? | Kontroller før dere bestemmer dere |
|---|---|
| Beholde regnskapssystem | Kan ny regnskapsfører få riktige roller og tilgang til historikken? |
| Bytte regnskapssystem | Hvilke saldoer, åpne poster og dokumentkoblinger skal flyttes? |
| Beholde lønnssystem | Hvem overtar kjøring, avstemming og rettelser? |
| Endre timeoverføring | Kan samme godkjente time gjenkjennes etter byttet? |
| Fortsette rapportene | Finnes dimensjoner og dokumenterte fordelingsnøkler? |
Et leverandørbytte kan gjennomføres uten at alle systemer skiftes samtidig. Hvis dagens problem er sen oppfølging eller uklare arbeidsoppgaver, undersøk først om en tydeligere arbeidsdeling er tilstrekkelig.
Lag en overtakelsesliste
Be om avstemt saldobalanse, spesifiserte åpne kunde- og leverandørposter, bankavstemming, lønnsgrunnlag og siste godkjente kjøring. Ta med eiendelsregister, tilskudds-/prosjektspesifikasjoner og fordeling mellom avdelinger. Avtal hvor bilag og tidligere rapporter skal være tilgjengelige etter byttet.
For barnehagen må også årets plassendringer, foreldrekrav og tilskuddsvedtak kunne forklares. For et botilbud trengs avtalereferanser, gyldige priser og åpne krav. Det er disse administrative grunnlagene som skal overleveres; journaler og barnas faglige dokumentasjon skal fortsatt ligge i sine egne systemer.
Regneeksempel: riktig sum kan skjule feil krav
Gammel leverandør oppgir 40 åpne krav på til sammen 320 000 kroner. Ny løsning viser også 320 000, men bare 39 krav. Ett krav på 8 000 mangler og et annet krav er importert 8 000 for høyt. Totalsummen stemmer, men betalingsoppfølgingen blir feil.
Kontroller derfor antall, identitet og beløp. Velg i tillegg noen poster fra forskjellige betalere og spor dem helt til dokument og eventuell delbetaling. Avviste importposter skal ha en ansvarlig før overgangslisten godkjennes.
Prøv neste faktiske arbeidsoppgave
En nyttig prøverunde inneholder ny lønnsperiode, etterregistrerte timer fra gammel periode, én kreditnota og én forsinket leverandørfaktura. Bekreft at samme timer ikke lønnes to ganger, at korreksjonen finner originalkravet og at gammel kostnadsfordeling fortsatt kan forklares.
Hvis en fil er delvis behandlet, må mottatt status avklares før den sendes på nytt. En ny fil med samme innhold skal ikke brukes som en snarvei rundt en ukjent importstatus.
Avslutt tilganger i riktig rekkefølge
Ny ansvarlig må kunne finne nødvendig dokumentasjon før gammel tilgang lukkes. Gå gjennom brukere, bankfullmakter, tekniske nøkler og automatiske rapportmottakere hver for seg. Bevar en overtakelsesprotokoll med avstemminger, åpne oppgaver og hvem som overtar dem.
Be om hjelp med byttet. Se også migrering og lønnskontroll.