Et utlegg trenger mer enn en sum. Virksomheten må kunne forklare kostnaden og hvem som har godkjent den. Eventuell skatte- og lønnsbehandling vurderes fra dokumentasjonen, ikke en tilfeldig merkelapp i appen.
Minimumsgrunnlag
| Felt | Hvorfor |
|---|---|
| Bilag | Viser hva som er kjøpt |
| Dato og beløp | Gir riktig periode og kontrollsum |
| Formål/aktivitet | Forklarer virksomhetstilknytningen |
| Betaler | Hvem skal eventuelt få refusjon? |
| Godkjenner | Fullmakt og kontroll av eget utlegg |
Et fiktivt kjøp på 750 kroner som allerede ligger på virksomhetens kort, skal ikke refunderes til den ansatte en gang til. Kontroller betalingsmåte før refusjon.
Reise i omsorgsarbeidet
Reisetid og dokumenterte reiseutgifter er forskjellige grunnlag. Ikke multipliser godkjente reisetimer med en tilfeldig utgiftssats. Avtal hvilke opplysninger som trengs og hvilken behandling som gjelder.
Begrens formålsbeskrivelsen. Den kan vise aktivitet eller avdeling uten å navngi pasient, barn eller familie. Manglende bilag går til avklaring; det bør ikke løses ved å gjette kjøpsinnhold eller be en kollega godkjenne eget utlegg.