På denne siden
Barnehagens økonomi må følge plassene, de ansatte og finansieringen. Når disse endres i forskjellige systemer, oppstår mye av etterarbeidet: en sluttet plass faktureres videre, en vikar mangler i lønnsgrunnlaget eller et etteroppgjør fra kommunen blir vanskelig å forklare.
Vi fører regnskapet, kjører lønn og hjelper med oppgjør og systemene barnehagen bruker. Styrer får tydelige oppgaver å godkjenne, og eier får tall som forklarer finansiering, bemanning og kostnad.
Dette kan dere få hjelp med
| Oppgave | Grunnlaget fra barnehagen | Arbeid i økonomifunksjonen |
|---|---|---|
| Foreldrebetaling | Godkjente plass- og betalingsendringer | Fakturagrunnlag, korreksjoner og avstemming |
| Tilskudd | Vedtak og relevante rapporteringsgrunnlag | Koble beregning, utbetaling og etteroppgjør |
| Lønn | Arbeidsforhold og godkjente endringer | Kjøring, kontroll og avstemming etter avtalt arbeidsdeling |
| Innkjøp | Mottak og godkjenning | Bokføring, betalingsgrunnlag og kostnadsplassering |
| Årsarbeid | Dokumenterte fordelinger og beslutninger | Avstemminger og rapporteringsunderlag |
Avklar arbeidsdelingen på faktiske oppgaver, også hvem som retter avvik. En digital godkjenningsknapp hjelper lite hvis den som skal godkjenne ikke kjenner grunnlaget.
Eksempel: tre endringer i samme måned
I en barnehage avsluttes to plasser, en ny medarbeider starter og kommunen utbetaler et etteroppgjør fra en eldre periode. En god månedsrutine gir tre forskjellige handlinger:
- Plassregisteret viser godkjente sluttdatoer. Økonomi kontrollerer siste krav og eventuell korreksjon mot avtalt betalingsgrunnlag.
- Arbeidsforhold og godkjente lønnsopplysninger kommer til riktig kjøring. Ny medarbeider opprettes én gang, med riktig enhet og kostnadssted.
- Kommunens betaling deles mellom løpende finansiering og etteroppgjør. Prognosen økes ikke varig med et engangsbeløp.
Styrer får tilbake en kort avviksliste: hva mangler, hvem følger opp og hvilken kjøring det påvirker. Det er mer nyttig enn å måtte lete gjennom hele regnskapet for å finne årsaken til et feil beløp.
Lønn og personalkostnad som kan forklares
Skill egne ansatte, egne vikarer og innleide tjenester i grunnlaget. Følg fravær, godkjent ekstraarbeid og relevante refusjonsløp med avklarte roller. Lønnsrapporten bør vise kostnaden ved bemanning, samtidig som den individuelle lønnsbehandlingen bygger på arbeidsforholdet og aktuelle avtaler.
Barnehagens lønnsrutine viser en konkret kjøring. Kostnadsfordelingen følger arbeid og innkjøp på tvers.
Årsregnskap og Basil må henge sammen
Ta vare på koblingen fra bilag og spesifikasjon til rapportpost gjennom året. Da kan dere finne forskjellen mellom en kontosum og den oppdelingen rapporteringen trenger, før siste frist nærmer seg. Les fra regnskap til Basil for arbeidet med grunnlaget.
Ordinær, familie eller åpen barnehage?
For familiebarnehage må bruk av lokaler og delte ressurser dokumenteres ut fra den faktiske driften. Åpen barnehage har en annen kapasitets- og finansieringsmodell enn ordinære månedsplasser. Systemoppsettet må følge dette skillet.
Bytte leverandør eller få hjelp med en del?
Dere kan få hjelp med hele regnskapet eller begynne med lønn, årsgrunnlag eller en systemovergang. Et tilbud blir mer konkret når antall enheter og ansatte, dagens systemer og ønsket arbeidsdeling er kjent. Pris og oppstartsarbeid knyttes til disse oppgavene.
Ta kontakt om barnehagen eller se planen for regnskapsbytte.