På denne siden
Styrer trenger en enkel rutine for det som er endret, og lønnsansvarlig trenger et kontrollert grunnlag. Begynn med arbeidsforhold, faktisk godkjent arbeid og periodens rettelser. Turnusplanen alene forklarer ikke alt som skal inn i lønnen.
Samle endringene ett sted
| Endring | Hva styrer/administrasjonen bekrefter | Hva lønn kontrollerer |
|---|---|---|
| Ny medarbeider | Arbeidsforhold, start og enhet | Riktig registrering og avtalt behandling |
| Vikar/ekstraarbeid | Godkjent utført tid | Kategori, lønnsart og eventuelle tillegg |
| Fravær | Relevant registrering og periode | Lønnsbehandling og oppfølging av nødvendige grunnlag |
| Arbeid på annen avdeling | Faktisk tilhørighet for arbeidet | Kostnadsfordeling uten ny dobbel utbetaling |
| Rettelse | Originalperiode og godkjenning | Om posten allerede er korrigert |
Avtal en intern leverings- og godkjenningsdag som gir rom for kontroll før betalingskjøringen. Den datoen skal være tilpasset barnehagens faktiske lønnsrutine, ikke stå som en løs påminnelse i flere kalendere.
Eksempel: vikar ved fravær
En plan inneholder 900 arbeidstimer. 40 av de opprinnelige timene blir ikke utført av den planlagte medarbeideren. Vikarer utfører 55 godkjente timer. Faktisk utført arbeid etter disse endringene er 915 timer.
Det betyr ikke at lønn skal være en enkel betaling for 915 timer. Fraværsbehandlingen for opprinnelig medarbeider, vikarenes arbeidsforhold og eventuelle tillegg må vurderes i egne spor. Hvis både de gamle 40 timene og hele vikartillegget beskrives som utført arbeid i rapporten, blir ressursbildet feil selv om en annen del av lønnen er riktig.
Skill derfor utført arbeid, lønnsgrunnlag og personalkostnad i rapporteringen. Det gjør det mulig å forklare fraværsdekning uten å legge medisinske årsaker i økonomiarket.
Vikar er ikke alltid en egen ansatt
Egne vikarer og kjøpt innleie trenger ulike kontroller. For egne arbeidsforhold følger godkjent arbeid lønnsløpet. For en leverandør kontrolleres bestilling, godkjent tid, avtalt pris og faktura. Pass på at samme arbeid ikke både lønnes internt og belastes som en leverandørtjeneste.
Følg refusjon som et eget løp
Når refusjon er aktuelt, bør ansvarlig kunne se nødvendig dokumentasjon, innsendt grunnlag, status og mottatt betaling. Sammenlign beløpet med det kravet gjelder; en bankinnbetaling skal ikke automatisk redusere den samme månedens fraværskostnad uten at perioden er forstått. Den felles lønnsveiledningen viser kilde og kontrollsteg.
Før betaling og etter kjøring
Kontroller nye mottakere og store endringer, antall arbeidsforhold, godkjente timekategorier og fordelingen mellom avdelinger. Avstem resultatet tilbake til kilden. En riktig sum for hele barnehagen er ikke nok hvis to medarbeidere har byttet beløp eller en avdeling har fått feil kostnad.
Etter kjøringen får åpne rettelser originalperiode og en ansvarlig. En allerede behandlet post må kunne gjenkjennes i neste import. Fraværs- og personopplysninger begrenses til de rollene som håndterer oppgaven; barneopplysninger trengs ikke i lønnseksporten.
Be om hjelp med barnehagens lønn og se regnskapshjelp for barnehagen.