På denne siden
Familiebarnehagens økonomi må bygge på dens egne plasser, godkjenning, avtaler og kostnader. En kalkyle fra en ordinær barnehage kan ikke kopieres uten å kontrollere hvilke forutsetninger som passer.
Lag tre separate kontrollspor
| Spor | Grunnlag | Må avklares |
|---|---|---|
| Plasser | Avtaler, perioder og relevante kategorier | Hvilke opplysninger styrer betaling og rapportering? |
| Finansiering | Kommunale vedtak og utbetalingsspesifikasjon | Riktig barnehagetype, periode og gyldig satsgrunnlag |
| Ressurser | Godkjent arbeid, avtaler, bilag og bruk | Virksomhetens kostnad kontra privat bruk |
Udir har en egen bestemmelse om tilskudd til familiebarnehager. Ikke hent en sats fra ordinær barnehage fordi kommunen eller regnskapssystemet er det samme.
Et fiktivt månedseksempel
Anta et dokumentert tilskuddsgrunnlag på 100 000 kroner, foreldrekrav på 10 000 og kostpenger på 2 000. Når bank viser 110 000 samlet, må økonomi kunne forklare hvilke krav som er gjort opp og hvilke som gjenstår. Ikke fordel den samlede betalingen tilfeldig mellom tilskudd og foreldrekrav.
Personalkostnad på 70 000, avtalte pedagogiske tjenester på 8 000 og øvrige dokumenterte driftskostnader på 12 000 må kunne spores hver for seg. Kostpenger og tilhørende bruk holdes synlig. Et samlet resultat kan ellers skjule at en del av finansieringen eller kostnaden trenger egen vurdering.
Lokaler i eller ved privat bolig
Når virksomheten bruker deler av en bolig eller kjøper tjenester fra eier/nærstående, trengs dokumentasjon av hva som faktisk leveres, periode, bruk og prisgrunnlag. Ikke før en fast andel av alle husholdningsregninger bare fordi barnehagen drives der. Regnskapsfører må vurdere den konkrete behandlingen fra avtaler og bilag.
Dokumenter relevante felleskostnader med en nøkkel som kan forklares. En arealnøkkel for et lokale sier ikke automatisk noe om matinnkjøp eller personell. Bevar beregningen og avklar godkjenning av utgifter hvor samme person har flere roller.
Personell, vikar og årsgrunnlag
Avklar hvem som er arbeidsgiver, hvem som leverer en avtalt tjeneste og hvem som godkjenner grunnlaget. En vikarperiode skal ikke gi både full opprinnelig timeeksport og en ny full vikarleveranse uten avstemming av kostnadsgrunnlaget. Lønn og leverandørfaktura har ulike kontroller.
Før rapportering avstemmes plasser, tilskudd, foreldrekrav, lønn og kostnadsfordeling. Avklar aktuelle krav til regnskap, rapportering og revisjon for den konkrete enheten; liten drift er ikke grunnlag for å anta at dokumentasjonskrav faller bort.
Planlegg finansieringsgrunnlag per tilskuddsår og dokumenter felleskostnader.