På denne siden
Avstem leverandørkostnaden og eget betalingskrav hver for seg. At en underleverandør har levert bestilt kapasitet, avgjør ikke alene hva dere kan kreve fra oppdragsgiveren. De to avtalene kan ha forskjellige priser, godkjennere og tilleggsvilkår.
Første kontroll: 35 000 i leverandørkrav, 30 000 godkjent videre
En fiktiv ambulanseoperatør kjøper ekstra kapasitet for en avgrenset periode. Leverandøren fakturerer 35 000 kroner i tråd med sitt opprinnelige bestillingsgrunnlag. Oppdragsgiveren har foreløpig bare godkjent 30 000 for videre krav. De siste 5 000 er til avklaring.
| Spor ved første kontroll | Beløp | Hva skjer videre? |
|---|---|---|
| Leverandørfaktura | 35 000 kr | Avstem bestilling, periode og godkjent leveranse |
| Godkjent eget krav | 30 000 kr | Kontroller og send faktura etter avtalen |
| Uavklart mulig tillegg | 5 000 kr | Finn bestillingsfullmakt og hvilket vilkår som er omtvistet |
Oppdragsgivers innsigelse skal ikke automatisk gi en kreditnota fra leverandøren. Tilsvarende skal leverandørens faktura ikke brukes som eneste dokumentasjon på at oppdragsgiveren har bestilt hele tillegget. Endringssporet må vise begge avtaleforholdene.
To avklaringer gir forskjellige dokumenter
I etterkontrollen avtaler leverandøren en prisreduksjon på 2 000 kroner for en del av kapasitetsperioden. Kreditnotaen skal vise til leverandørfakturaen. Den reduserer den dokumenterte kostnaden fra 35 000 til 33 000.
Oppdragsgiveren godkjenner samtidig 2 000 av de 5 000 som ventet. Operatøren sender et tilleggskrav på 2 000 med referanse til bestillingen. De siste 3 000 blir avvist etter avtalen. Dette er en annen beslutning enn leverandørens prisreduksjon.
| Endelig oppgjørsgrunnlag | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Leverandørkostnad etter kreditnota | 35 000 − 2 000 | 33 000 kr |
| Første eget krav | 30 000 kr | |
| Godkjent tilleggskrav | 2 000 kr | |
| Samlet godkjent krav | 30 000 + 2 000 | 32 000 kr |
| Krav minus leverandørkostnad | 32 000 − 33 000 | −1 000 kr |
De avviste 3 000 skal ikke bli stående som et godkjent kundekrav. Kostnaden er heller ikke bare «dekket» fordi leverandøren ga en kreditnota på et annet beløp. Rapporten viser at kjøpt kapasitet i eksemplet koster 1 000 mer enn det endelige godkjente kravet gir, før operatørens øvrige kostnader.
Hvis tillegget allerede var fakturert før avklaringen, må korreksjonen føres mot det sendte kravet. Hvis det bare sto i en avklaringsliste, er det ingen sendt fakturalinje å kreditere. Bruk korreksjon med originalreferanse for det første tilfellet.
Kontantgapet er 9 000 kroner
Anta at leverandørens netto 33 000 betales før oppdragsgiveren har gjort fullt opp. Operatøren har mottatt 24 000, og de to egne fakturaene på til sammen 32 000 er sendt.
- Utestående kundekrav er 8 000 kroner: 6 000 på den første fakturaen og 2 000 på tillegget.
- Netto utbetaling så langt er 9 000 kroner: 33 000 betalt minus 24 000 mottatt.
- Forskjellen mellom kontantbehovet på 9 000 og differansen på 1 000 er de 8 000 som fortsatt skal inn.
De 3 000 som ble avvist, skal ikke legges til dette kontantbehovet en gang til. De inngår allerede i forklaringen på hvorfor godkjent krav er lavere enn kostnaden.
Har dere betalt hele leverandørfakturaen på 35 000 før kreditnotaen kommer, er situasjonen annerledes: 2 000 står til gode hos leverandøren. Ved 24 000 inn fra kunden er netto utbetaling da 11 000. Avklar om tilgodebeløpet tilbakebetales eller motregnes i en senere faktura, og kontroller at det ikke brukes begge steder.
Likviditetsplanen bør vise disse datoene, ikke bare oppdragets endelige differanse.
Ved månedsskifte: bevar perioden og avklaringen
Hvis leverandørfakturaen kommer sent, trenger regnskapsfører godkjent periode, bestilling og prisgrunnlag for å vurdere et kostnadsestimat. Når faktura og kreditnota kommer, avstemmes de mot det som allerede er tatt med. Et leverandørdokument som kommer i neste måned, er ikke nødvendigvis en ny kapasitetsleveranse.
Uavklart videre krav følges separat med status og ansvarlig. Kostnadsestimat og mulig inntekt skal ikke settes likt bare for å vise null på oppdraget. Periodiseringskontrollen viser hvordan etterslepet holdes synlig.
Ta med bestillingsreferanse, periode, godkjent leveranse og betalingsvilkår i avstemmingen.
Ved fast beredskapsvederlag brukes beredskapsoppgjøret før et tillegg kreves. For fly eller helikopter viser luftambulansens kontraktsbilde hvorfor en samlet spesifikasjon kan omfatte flere motparter.