På denne siden
Et seniorsenter med åpen møteplass har ikke nødvendigvis reserverte plasser som kan faktureres per dag. Åpningstid, måltider, kurs og andre aktiviteter trenger hvert sitt økonomiske grunnlag. Besøkstallet kan forklare bruken av tilbudet, men viser ikke alene hva som finansierer driften.
Start med en aktivitetskalender, finansieringsavtalene og faktisk bemanningsplan. Registrer hva som er bekreftet, hvilke kostnader som endres med deltakelsen og hvilke som løper så lenge senteret holdes åpent.
Ett månedsbudsjett med tre inntektsgrunnlag
Et fiktivt seniorsenter har bekreftet grunnfinansiering på 120 000 kroner for måneden. Det planlegger 360 betalte måltider til 80 kroner og 40 kursplasser til 150 kroner.
| Finansiering og betaling | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Bekreftet grunnfinansiering | Månedens avtalte beløp | 120 000 kr |
| Måltider | 360 × 80 | 28 800 kr |
| Kurs | 40 × 150 | 6 000 kr |
| Sum budsjettgrunnlag | 154 800 kr |
Grunnfinansieringen kontrolleres mot avtalen eller tildelingen, måltidene mot leverte enheter og betaling, og kursene mot bestillinger og avbestillinger. Ikke fordel de 120 000 på et tilfeldig besøkstall og behandle resultatet som en pris per bruker.
Det kan være nyttig å telle både besøk og unike deltakere for et avtalt rapporteringsformål. De er forskjellige mål: én person med ti besøk er ikke ti forskjellige deltakere. Økonomifunksjonen bør få de nødvendige summerte tallene fremfor en ekstra kopi av deltakerregisteret.
Se hva måltidene faktisk bidrar med
| Kostnad | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Koordinator og betalt bemanning | Planlagt månedskostnad | 65 000 kr |
| Lokaler og fast drift | Månedskostnad | 45 000 kr |
| Matvarer | 360 × 45 | 16 200 kr |
| Kursleder | Avtalt kostnad | 8 000 kr |
| Øvrige aktivitetskostnader | Planlagte innkjøp og dokumenterte utlegg | 12 000 kr |
| Sum kostnad | 146 200 kr | |
| Budsjettgrunnlag minus kostnad | 154 800 − 146 200 | 8 600 kr |
Måltidsbetalingen på 28 800 gir 12 600 kroner etter matvarene. Dette er et bidrag til øvrig drift, ikke et overskudd for hele møteplassen. Arbeid, lokaler og andre kostnader er fortsatt med i månedsregningen.
Kurset gir 6 000 kroner i betaling og koster 8 000 i kursleder. Differansen på 2 000 må være et bevisst finansiert valg. Hvis kurset skal videreføres, trenger ledelsen en beslutning om kostnad, antall plasser, betalingsmodell eller annen finansiering. Et fullt kurs er ikke nødvendigvis selvfinansiert.
Når frivillig kapasitet faller bort
Anta at planen også bygger på 20 timer frivillig innsats som ikke kan gjennomføres. Timene er en ressursforutsetning, ikke en lønnsutgift som allerede ligger i budsjettet.
Hvis godkjent erstatning kjøpes for samlet 400 kroner per time, øker kostnaden med 8 000. Budsjettmarginen faller fra 8 600 til 600 kroner. Samtidig må det avklares om de planlagte oppgavene fortsatt kan gjennomføres som før.
Vis derfor udekkede vakter i prognosen før noen bestiller erstatning. Mulige beslutninger er betalt dekning, omlegging av en konkret aktivitet eller å beholde planen dersom kvalifisert kapasitet faktisk blir tilgjengelig.
Frivillige utlegg holdes adskilt fra disse timene. Har en frivillig kjøpt mat som inngår i de 16 200, må den samme kvitteringen ikke også bli en ekstra aktivitetskostnad i linjen på 12 000.
Bekreftet finansiering kan komme senere
Anta at bare 90 000 av grunnfinansieringen utbetales denne måneden. Måltider og kurs betales som planlagt, slik at samlet innbetaling blir 124 800. Alle kostnadene på 146 200 forfaller nå.
Bankbehovet blir dermed 21 400 kroner. Med 25 000 på bank ved start er det 3 600 igjen. Budsjettmarginen er fortsatt 8 600 før eventuell vikardekning; forskjellen på 30 000 er den avtalte, ubetalte finansieringen. Vis forventet utbetalingsdato, og oppdater planen hvis den endres.
Hvis også vikardekningen på 8 000 må betales i samme måned, blir bankbehovet 29 400. Med 25 000 ved start mangler det 4 400, selv om driftskalkylen fortsatt viser en margin på 600. Dette må løses før bestillingen forfaller.
Et mulig ekstratilskudd som ennå ikke er bekreftet vises i et eget alternativ. Det bør ikke skjule dette betalingsgapet eller finansiere en bestilling som allerede forfaller. Likviditetsplanen viser hvordan datoene settes opp.
Rapporten til leder og styre
En nyttig rapport forklarer om avviket kommer fra finansiering, solgte måltider, kursbelegg, kostnad per aktivitet eller manglende bemanningskapasitet. Vis også hvilke endringer som bare gjelder denne måneden, og hvilke som bør inn i neste driftsplan.
Følg vilkårene med oversikten over bundet finansiering. Rollene i ideell omsorgsdrift er relevante når samme person gjør flere oppgaver. Har tilbudet i stedet reserverte dagplasser med avbestillingsvilkår, bruk plassdagsmodellen.