Når ansatte og frivillige bidrar til samme tilbud, trenger dere oversikt over lønn, dokumenterte utlegg og hvem som godkjenner kostnadene. Styrets oppfølging bygger på den faktiske tjenestedriften og vilkårene for finansieringen.
Tre roller i samme organisasjon
| Rolle | Administrativt spor |
|---|---|
| Ansatt | Arbeidsforhold, godkjent tid og lønn |
| Frivillig | Avtalt aktivitet, nødvendig tilgang og dokumenterte utlegg |
| Styre | Beslutninger, fullmakter og økonomisk kontroll |
En person kan ha flere roller. Et styremedlem som også er ansatt bør derfor ikke få én uavgrenset systemrolle som dekker alt. Godkjenning av egne utgifter må ha en annen ansvarlig.
Fiktivt kostnadseksempel
Et arrangement i dagtilbudet har 8 000 kroner i innkjøp og 2 000 i dokumenterte frivilligutlegg. De 10 000 fordeles til aktiviteten etter grunnlaget. Frivilligtimer skal ikke bokføres som lønnsutbetaling bare fordi de er registrert; eventuell rapportering av egeninnsats følger finansieringsvilkårene.
Ved rapportering til styret vises tjenestedrift, finansiering og likviditet, med nødvendige aggregater. Styremedlemskap gir ikke automatisk behov for innsyn i alle tjenestemottakeropplysninger. Avklar hvem som kan følge opp økonomiske avvik og hvem som håndterer faglige saker.
For en åpen møteplass viser seniorsenterets driftsbudsjett hvordan betalt erstatning for frivillig innsats kan bruke opp marginen, samtidig som en forsinket utbetaling skaper et eget kontantbehov.