På denne siden
Avstem tre tall før dere forklarer inntekten: tilgjengelige, bestilte og brukte plassdager. Deretter anvendes kontraktens regler for avlysning og betaling. Oppmøte alene forklarer verken betalingskravet eller bemanningskostnaden.
Et målrettet dagtilbud med bestilte plasser trenger en annen modell enn et åpent drop-in-tilbud. Eksemplet nedenfor gjelder avtalte plassdager.
Fra 75 mulige dager til 55 dager i oppgjøret
Et fiktivt tilbud har 15 plasser i fem dager: 75 tilgjengelige plassdager. Av disse er 60 bestilt. Åtte avbestilles, og 52 brukes.
For dette eksemplet betales 800 kroner per brukt plassdag. Tre av de avbestilte dagene er meldt etter kontraktens frist og betales også. Fem avbestillinger gir ikke betaling. Måltider betales med 60 kroner per faktisk levert måltid, mens avtalt transport faktureres samlet med 6 000 kroner for uken. Eksemplet forutsetter én betaler for alle tre leveransene; hvis måltider og transport har andre betalere, avstemmes de som egne krav.
| Kapasitetsbro | Plassdager | Hva tallet forklarer |
|---|---|---|
| Tilgjengelig | 75 | Ressurskapasitet i åpningstiden |
| Ikke bestilt | −15 | Kapasitet uten bestilling |
| Bestilt | 60 | Utgangspunkt for avbestillingskontroll |
| Avbestilt uten betaling | −5 | Godkjent innen fristen |
| Dager som gir krav | 55 | 52 brukt og 3 sent avbestilt |
| Faktisk brukt | 52 | Aktivitet og grunnlag for leverte måltider |
De tre sent avbestilte dagene vises separat fra gjennomført aktivitet. Ellers kan et riktig betalingskrav bli til feil oppmøterapport. Bevar bestillingsreferanse, dato for endring og godkjenning slik at grunnlaget kan etterprøves uten deltakerens saksopplysninger.
Kravet blir 53 120 kroner
| Oppgjør | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Brukte dager | 52 × 800 | 41 600 kr |
| Sen avbestilling | 3 × 800 | 2 400 kr |
| Leverte måltider | 52 × 60 | 3 120 kr |
| Avtalt transport | Ukebeløp | 6 000 kr |
| Samlet krav | 53 120 kr |
Hvis økonomi bruker bare oppmøtet, mangler 2 400 kroner. Hvis alle 60 bestilte dager brukes uten kontroll, blir plasskravet 4 000 kroner for høyt. Begge feil kan oppstå selv om antall deltakere er riktig registrert.
En avtale med betaling for tilgjengelig kapasitet ville gitt en annen oppgjørsbro. Da må tilgjengeligheten og eventuelle avtalte fradrag dokumenteres. Ikke bruk plassdagsregningen over på en driftsramme eller et tilskudd bare fordi aktivitet telles på samme måte.
Kostnaden faller mindre enn inntekten
Anta at uken har følgende kostnader:
| Kostnad | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Bemanning | Godkjent ukekostnad | 34 000 kr |
| Lokaler og fast drift | Ukens andel | 10 000 kr |
| Mat | 52 × 45 | 2 340 kr |
| Transport | Avtalt leveranse | 7 000 kr |
| Samlet kostnad | 53 340 kr | |
| Krav minus kostnad | 53 120 − 53 340 | −220 kr |
Med 60 gjennomførte dager ville samme modell gitt 57 600 kroner i krav og 53 700 i kostnad, altså 3 900 kroner i pluss. Avlysningene svekker dette med 4 120 kroner: 4 000 mindre i plassbetaling og 480 mindre i måltidsbetaling, mot 360 spart matkostnad.
Bemanning, lokaler og avtalt transport er i dette tilfellet uendret. De skal derfor ikke reduseres forholdsmessig i prognosen. Hvis transportleveransen faktisk kan endres, skal besparelsen bygge på bekreftet endring, ikke en automatisk rabatt per fraværende deltaker.
Resultatet og bankbehovet er forskjellige
Anta at 45 000 av kravet blir betalt i uken, mens alle kostnadene på 53 340 betales. Da er netto utbetaling 8 340 kroner. Med 12 000 på bank ved ukestart blir sluttsaldoen 3 660.
Det åpne kravet er 8 120 kroner. Dette forklarer hvorfor banknedgangen på 8 340 er større enn underskuddet på 220. Legg forventet betalingsdato og eventuell innsigelse ved de åpne postene. En riktig ukesrapport hjelper lite hvis neste lønn forfaller før oppgjøret kommer.
Hvilken endring trenger neste uke?
Skill mellom ledig kapasitet som aldri ble bestilt, avbestillinger innen fristen og sene avbestillinger. Første gruppe kan kreve endret kapasitetsavtale; den andre påvirker bestillings- og innkjøpsplanen; den tredje krever korrekt dokumentasjon i oppgjøret.
Når målgruppe, åpningstid eller bemanning endres, må prognosen bygge på den godkjente driftsplanen.
Bruk finansieringsoversikten når flere kilder dekker driften. Likviditetsplanen følger pengene videre. For åpne aktiviteter uten reserverte plasser viser seniorsenterets økonomi en annen modell.