På denne siden
Avstem innbetaling mot kravreferanse før restansen følges opp. En betaling kan dekke flere krav, og samme faktura kan være betalt i flere deler. En endring i betalingsgrunnlaget kan også være godkjent uten at korreksjonen ennå er kommet med i regnskapet.
Regneeksempel: delbetaling etter en korreksjon
| Post | Beløp | Kontroll |
|---|---|---|
| Opprinnelig krav | 2 000 kr | Faktura og riktig periode |
| Godkjent korreksjon | −400 kr | Kreditnota med referanse |
| Netto krav | 1 600 kr | Opprinnelig krav minus korreksjon |
| Første betaling | −1 000 kr | Bank og betalingsreferanse |
| Gjenstående krav | 600 kr | Åpen post etter begge dokumentene |
Hvis betalingen føres mot de opprinnelige 2 000 uten kreditnotaen, vil restansen se 400 for høy ut. Hvis korreksjonen gjøres en gang til, kan dere få et feil tilgodebeløp.
Fire kontroller før purring
- Finnes det en betaling som mangler eller har feil referanse?
- Er plassendring, avslutning eller endret betalingsgrunnlag godkjent, men ikke behandlet?
- Gjelder kreditnotaen dette kravet eller en annen periode?
- Er restbeløpet allerede avtalt håndtert på en annen dokumentert måte?
Lag en avviksliste for poster som må undersøkes. Den trenger kravreferanse, beløp, periode og ansvarlig. Begrunnelser for betalingsreduksjon og familiens søknadsdokumenter skal ikke følge en felles restanserapport.
Samlebetaling over flere perioder
Anta at en innbetaling på 3 600 kroner dekker netto månedskrav på 1 600 og 2 000. Fordelingen må gjøre begge kravene opp. Hvis hele beløpet legges på den siste fakturaen, står den første som restanse samtidig som den andre viser for mye betalt.
Bevar betalingsspesifikasjon eller en dokumentert avklaring når referansen ikke er tilstrekkelig. En riktig banksaldo alene bekrefter ikke at åpne poster er riktige.
Refusjon eller beløp til gode
Hvis familien allerede har betalt hele de 2 000 i første eksempel før korreksjonen på 400, finnes det et tilgodebeløp. Kontroller om det er motregnet før eventuell refusjon. En kreditnota og en utbetaling er to ulike handlinger; de må avstemmes så samme beløp ikke både motregnes og betales tilbake.
Bekreft mottaker og betalingsopplysninger etter barnehagens rutine. Nye bankdata i en e-post bør ikke alene utløse betaling. Refusjonskontrollen følger dette trinnet.
Rett også det neste fakturagrunnlaget
En kreditnota løser et sendt krav, men ikke nødvendigvis årsaken. Hvis en avsluttet plass fortsatt ligger aktiv i kilden, kommer feilen tilbake neste måned. Knytt korreksjonen til godkjent endring og bekreft at riktig virkningsdato er registrert.
Når et nytt system tas i bruk, prøv oppstart, avslutning, endring med tilbakevirkning og samme fil to ganger med syntetiske data. Kontroller både antall krav og beløp. Godkjent rolle skal kunne finne økonomisk referanse uten at hele barnets eller familiens dokumentasjon overføres.
Kontroller plass og periode eller sett bort regnskapsarbeidet.