På denne siden
Plassregister og fakturagrunnlag må ha samme perioderegel. En endring midt i måneden kan ellers gi dobbel betaling eller manglende krav.
Ett endringsløp
En fiktiv plass starter den 10. i en måned. Senere endres avtalen med ny virkning fra den 1. i neste måned. Dette avgjør ikke beløpet alene: avtalen, gjeldende betalingsregler og eventuelle vedtak må avklares.
| Hendelse | Dokumentasjon |
|---|---|
| Oppstart | Godkjent plassavtale og dato |
| Endring | Ny avtaleversjon og virkningsdato |
| Betalingsreduksjon | Nødvendig vedtaksreferanse hos riktig rolle |
| Avslutning | Godkjent sluttdato og sluttoppgjør |
Ikke kopier begrunnelsen for redusert betaling til en åpen økonomirapport. Økonomi trenger nødvendig gyldighet og beløpsgrunnlag, ikke familiens fullstendige søknad.
Før fakturakjøring
Kontroller at samme plass ikke finnes to ganger, at gammel avtale er avsluttet i rett periode og at korreksjoner har referanse til opprinnelig krav. Sammenlign antall aktive betalingsgrunnlag med forrige måned og forklar endringen.
Test oppstart, oppsigelse og vedtak med tilbakevirkning med syntetiske data før en ny integrasjon brukes. En korrekt totalsum er ikke nok hvis feil familie får feil krav.
Vedtak som kommer etter fakturaen
Anta et fiktivt betalingsgrunnlag på 2 000 kroner. Etter fakturering mottas dokumentert endring som reduserer kravet med 400 for samme periode.
Bevar originalfakturaen og opprett korrekt dokumentert endring med referanse. Hvis fakturaen er betalt, oppstår et annet avstemmingsspørsmål enn hvis den fortsatt er åpen. Kontroller tilgodebeløp, eventuell motregning og refusjon før betaling skjer.
To mottakere er ikke to krav
Når kontakt- eller betalingsopplysninger endres, må systemet vise hvem som er avtalepart og mottaker. En ny kontaktadresse skal ikke automatisk opprette en ny plass eller et ekstra månedskrav. Test også endringer der gammel og ny kontakt ikke skal ha samme innsyn.
Gå gjennom endringslisten før hver kjøring: ny plass, avsluttet plass, endret avtale, endret betalingsgrunnlag og endret mottaker. Kryss av at hver endring har fått riktig virkning én gang. Ikke legg familiens bakgrunnsdokumenter i kontrollisten; en nødvendig godkjenningsreferanse og gyldighet er et bedre utgangspunkt.