På denne siden
Lag ett kontrollspor per betaler og avtaleversjon. Fast vederlag og aktivitetsbetaling kan ha ulike opptjenings- og faktureringstidspunkter. Et samlet bankbeløp forklarer ingen av delene.
En betalerbro med separate ledd
Eksemplet gjelder en fiktiv måned, i kroner. Det forutsetter at fast vederlag på 900 000 gjelder hele perioden, og at aktivitet på 160 000 er godkjent etter avtalen. En kreditert feil fra forrige måned er 20 000.
| Ledd | Beløp | Dokumentasjon |
|---|---|---|
| Fast vederlag | 900 000 | Gjeldende kapasitetsavtale |
| Godkjent aktivitet | 160 000 | Godkjent oppgjørsgrunnlag |
| Korreksjon tidligere periode | −20 000 | Kreditnota med referanse |
| Netto krav | 1 040 000 | Fakturaer og korreksjon |
| Innbetalt | 990 000 | Bank og betalingsspesifikasjon |
| Utestående | 50 000 | Åpen post, ikke automatisk tap |
Bevar den tidligere periodens referanse på korreksjonen. Hvis betaleren bestrider 50 000, opprettes en egen avklaringssak; differansen skal ikke skjules i aktivitetstallene.
Før rapporten sendes
Avstem både antall krav og beløp. Kontroller at ny prisversjon ikke er brukt før avtalt dato, og at fast kapasitet ikke er fakturert på nytt som aktivitet. Regnskapsfører vurderer periodisering fra dokumentasjonen; ledelsen følger krav som venter på godkjenning separat fra forfalte krav.
Når oppgjøret kommer i en annen måned
Anta at de 50 000 kronene betales i neste periode. I bankrapporten er dette ny innbetaling. I kravoversikten er det oppgjør av et eksisterende krav, ikke en ny aktivitet. Behold samme kravreferanse gjennom begge perioder.
Hvis betaleren i stedet dokumenterer en ytterligere korreksjon på 15 000, må den knyttes til riktig leveranse og godkjennes. Gjenstående krav blir da 35 000 etter korreksjonen, før eventuell betaling. Den opprinnelige differansen skal kunne følges til enten oppgjør eller dokumentert endring.
Et kontrollkort til avklaringsmøtet
Ta med avtaleversjon, periodens grunnlag, faktura/kreditnota og betalingsspesifikasjon. Be betaleren peke på hvilket krav hver tilbakeholdelse gjelder. Ikke aksepter «generelt avvik» som varig forklaring.
La kontraktsansvarlig avklare betalingsretten, grunnlagseier bekrefte administrativ leveranse og økonomi oppdatere avstemmingen. Sett en konkret dato for neste avklaring. Dersom flere avdelinger inngår i samme oppgjør, fordel bare det som kan dokumenteres; behold resten som en synlig uavklart post.