På denne siden
Belegg beskriver bruk; avtalen beskriver betalingen. Lag et perioderegister som skiller datoer, avtale og status, uten faglige fritekstnotater.
En bro gjennom perioden
Anta 10 avtalte plasser og 30 dager. Eksemplet har 300 mulige plassdøgn, hvorav 240 er belagt og 30 reservert. De siste 30 er ledige. Dersom kontrakten betaler reservert kapasitet, kan betalingsgrunnlaget omfatte mer enn belagte døgn; dette kan aldri antas uten avtale.
| Status | Døgn | Kontroll |
|---|---|---|
| Belagt | 240 | Godkjent administrativ periode |
| Reservert | 30 | Vilkår for reservasjon og betaling |
| Ledig | 30 | Skal ikke automatisk faktureres |
| Sum kapasitet | 300 | Stemmer mot plassregisteret |
Kontroller inn- og utflyttingsdagens behandling og om samme dato er registrert i to perioder. Avtal en eksplisitt regel for datointervaller i eksporten; en teknisk forskjell mellom inklusive og eksklusive sluttdatoer kan skape et ekstra døgn.
Ved uenighet
Opprett avvik på den aktuelle perioden. Bevar originalgrunnlaget og dokumenter korreksjonen. Ikke endre belegghistorikken for å få bankbetalingen til å stemme. Ledelsen bør se både godkjente krav og krav som venter på avklaring.
Kontroller overgangsdagen med et lite testsett
Bruk tre syntetiske avtaler: et sammenhengende opphold gjennom hele måneden, et opphold som slutter ved månedsskiftet, og to perioder som møtes samme dato. Beregn forventet døgnantall manuelt etter den dokumenterte avtale- og systemregelen. Sammenlign så kilde, eksport og fakturagrunnlag.
Hvis en periode først er godkjent og deretter endres, må dere se hvilke krav som allerede er sendt. En ny eksport av hele perioden kan gi dobbelt oppgjør dersom mottakeren oppfatter den som tillegg. Avtal om korrigeringen erstatter en versjon eller skal føres som en differanse med referanse.
Månedsrapporten trenger flere tall
Vis mulige plassdøgn, belagte, reserverte og ledige døgn separat. Vis deretter godkjent betalingsgrunnlag og uavklarte krav. Da kan ledelsen se om avviket skyldes kapasitet, registrering eller kontrakt.
En plass som ikke kan brukes i en periode, skal ikke automatisk ligge i nevneren som tilgjengelig kapasitet. Dokumenter avgrensningen og endringen.