På denne siden
Vis forbruk og prognose hver for seg. En rapport med bare godkjente timer kan vise ledig kapasitet som allerede er brukt eller planlagt. Samtidig er ikke alle arbeidstimer nødvendigvis samme grunnlag som assistansetimer og betalingskrav.
Start med en rammebro
Eksemplet gjelder en fiktiv BPA-ordning med 500 timer i rapporteringsperioden. Rapporten tas ut før perioden er avsluttet.
| Status | Timer | Hva tallet betyr |
|---|---|---|
| Opprinnelig ramme | 500 | Dokumentert utgangspunkt |
| Utført og godkjent assistanse | −420 | Bekreftet forbruk |
| Utført assistanse, venter godkjenning | −20 | Allerede registrert, ikke ferdig kontrollert |
| Planlagt assistanse resten av perioden | −45 | Fremtidig bruk, ikke utført arbeid |
| Ikke disponert i denne prognosen | 15 | 500 − 420 − 20 − 45 |
Rapporten som bare trekker fra 420 viser 80 timer igjen. Den overser 20 utførte og 45 planlagte timer. Prognosesaldoen er 15 timer.
Når godkjenningen kommer
De 20 uavklarte timene blir godkjent. Neste versjon viser 440 godkjente og null uavklarte timer. Prognosen er fremdeles 15 når de 45 planlagte står uendret. Flytt status på de opprinnelige registreringene; ikke legg 20 nye timer oppå dem.
Det samme gjelder planen. Når de 45 timene blir gjennomført, erstattes plan med faktisk arbeid. Rapporten skal ikke summere begge versjonene som forbruk.
En rammeendring trenger dato og referanse
Anta at en dokumentert endring gir 30 ekstra timer som kan brukes i samme periode. Vis opprinnelig ramme 500 og endring +30, med gyldighetsdato og referanse. Prognosen blir da 45 før andre endringer: 530 − 440 − 45.
Hvis dokumentet i stedet gjelder neste periode, skal det ikke øke denne saldoen. En søknad som fortsatt behandles, vises som et mulig scenario uten å legges til dokumentert ramme. Ved avslag må rapporten kunne vise hva som faktisk ble lagt til grunn da vaktene ble planlagt.
Tre avstemminger ved periodens slutt
For resten av eksemplet er det utført 480 assistansetimer: de 440 godkjente pluss 40 av de 45 planlagte. De siste fem er ikke gjennomført. I tillegg har arbeidsgiver godkjent åtte arbeidstimer til opplæring som etter eksempelavtalen ikke belastes assistanserammen eller gir eget krav.
| Spor | Beregning | Resultat |
|---|---|---|
| Ramme | 500 + 30 − 480 | 50 timer uten registrert forbruk |
| Godkjent arbeid | 480 + 8 | 488 arbeidstimer |
| Tenkt samlet personalkostnad | 488 × 400 kr | 195 200 kr |
Virkelige tillegg og arbeidsgiverkostnader hentes fra lønnsgrunnlaget. Å bruke bare 480 timer i kostnadskalkylen ville skjult 3 200 kroner til opplæring.
Fra godkjent arbeid til krav
Eksempelavtalen gir 550 kroner per dokumentert assistansetime. To av timene venter på betalerens kontroll, selv om arbeidsgiver har godkjent arbeidet. Klart fakturagrunnlag blir derfor 478 × 550 = 262 900 kroner. De to timene vises separat som et uavklart mulig krav på 1 100 kroner.
Betaleren betaler 250 000. Da gjenstår 12 900 på den sendte fakturaen. Det uavklarte beløpet på 1 100 er en annen post, som ikke allerede inngår i fakturaen. Rapporten bør vise begge uten å gjøre 14 000 til én uforklart restanse.
En innsigelse fra betaler skal ikke automatisk fjerne arbeid fra lønnsgrunnlaget eller gi to timer tilbake i rammerapporten. Finn ut om saken gjelder dokumentasjon, kontraktsvilkår eller feilregistrering, og rett det aktuelle sporet.
Timekonto og månedsrapport har ulike formål
Behold oversikten over timekontoen når økonomimåneden avsluttes. Helsedirektoratets opplæringshåndbok om BPA beskriver at det kan være mulig å spare timer når behovet tilsier det og det skjer innenfor vedtakets rammer. Fleksibiliteten må vurderes ut fra vedtaket og behovene timene skal dekke; en saldo i økonomirapporten gir ikke svaret alene.
Skill derfor regnskapsmånedens summer fra tidsrammen og vilkårene i vedtaket. De 50 timene i eksemplet er et administrativt regnestykke. Vis dem i oversikten og avklar videre disponering på riktig grunnlag, fremfor å la systemets månedsskifte avgjøre hva som skjer med dem. Dette er heller ikke grunnlag for at leverandøren kan fakturere 50 uleverte timer.
Lukk avvik, ikke historikken
Ta med rammeversjon, registreringsreferanse, opprinnelig periode, status og ansvarlig i avklaringslisten. Hold forklaringer om assistansebehov utenfor økonomirapporten. En sen time skal kunne spores til arbeidet som allerede er utført, og en ny eksport må ikke gi et nytt fullstendig krav.
Avklar BPA-rollene når godkjenningen stopper opp. Bruk lønnskontrollen for arbeidsgivers grunnlag og likviditetsplanen for kontantbehovet.