I BPA kan flere roller delta i samme ordning uten å ha samme fullmakt. Lag en konkret ansvarsmatrise fra de faktiske avtalene fremfor å gi alle tilgang til samme rapport.
Fra ramme til lønn og oppgjør
| Rolle/funksjon | Administrativ avklaring |
|---|---|
| Arbeidsledelse | Hvem planlegger og bekrefter utført arbeid? |
| Arbeidsgiver | Hvem godkjenner lønn og arbeidsforhold? |
| Betaler | Hvem godkjenner refusjons- eller fakturagrunnlag? |
| Økonomifunksjon | Hvem bokfører og avstemmer? |
En fiktiv måned har 160 planlagte assistansetimer og 154 godkjente utførte timer. Seks timer er avlyst. Dette avgjør ikke alene lønn eller betaling: avlysningsvilkår, arbeidsavtale og finansieringsgrunnlag må undersøkes hver for seg.
Unngå at ett skjema får alle formål
En timegodkjenning bør ikke samtidig være en generell fullmakt til å endre bankdata eller hente sensitive dokumenter. Økonomirapporten trenger riktig ramme og godkjente summer, ikke personens behovsbeskrivelse.
Når arbeidsleder eller administrativ kontakt endres, dokumenter dato, fremtidig godkjenner og hvilke åpne perioder tidligere kontakt fortsatt skal avklare. Test tilgangen med en avgrenset rolle. Delte brukerkontoer gjør det vanskelig å vise hvem som faktisk godkjente grunnlaget.