Kostpenger bør kunne følges fra krav til dokumentert bruk. En samlet linje for alle driftsinnkjøp gjør det vanskelig å forklare hva pengene faktisk dekker.
Et internt kontrollark
En fiktiv måned har 12 000 kroner i kostpenger og 11 200 i dokumenterte innkjøp knyttet til matordningen. Differansen på 800 er et kontrollpunkt, ikke automatisk fri fortjeneste. Behandling og tillatt bruk må vurderes mot gjeldende regler og avtaler.
| Post | Kontroll |
|---|---|
| Krav/innbetaling | Samme periode og avtalte grunnlag |
| Matinnkjøp | Bilag, mottak og riktig aktivitet |
| Retur/kreditnota | Reduserer korrekt opprinnelig kjøp |
| Andre kostnader | Egen vurdering, ikke skjult i matkonto |
Gjør månedsavvik forståelig
Større innkjøp før en ferie eller en sen kreditnota kan flytte kontantstrøm mellom måneder. Se perioder samlet og dokumenter forklaringen. Ikke endre kostnadsnøkkel bare for å bruke opp en rest.
Udir beskriver kostnader til barnehagedrift. Bruk den aktuelle veiledningen når regnskapsfører og ledelse vurderer kostnadsfordeling.