Et samlet leverandørbilag kan inneholde mat, forbruk og inventar. Del grunnlaget etter faktisk leveranse før det godkjennes. Ellers blir både kostnadsoversikt og rapportering unødvendig vanskelig.
Kontroller et blandet kjøp
Et fiktivt kjøp inneholder mat for 4 000 kroner, materiell for 2 000 og inventar for 18 000. Regnskapsmessig behandling av inventaret må vurderes ut fra leveransen; det følger ikke automatisk av at fakturaen har tre linjer.
| Trinn | Kontroll |
|---|---|
| Bestilling | Behov, avdeling og fullmakt |
| Mottak | Riktig mengde og eventuell restleveranse |
| Faktura | Avtalt pris og korrekt oppdeling |
| Register | Nødvendig spor for eiendeler og videre ansvar |
Retur og flytting
Hvis inventar returneres, koble kreditnotaen til kjøpet og oppdater eventuelt register. Hvis det flyttes til en annen enhet, dokumenter økonomisk tilhørighet og dato. Ikke la opprinnelig kjøper få alle senere kostnader fordi ingen endret kostnadssted.