På denne siden
Et oppdrag som gjelder familier eller barn kan ha et avgrenset timebudsjett, faste periodiske vederlag eller særskilt bestilte tillegg. For en virksomhet med en dokumentert oppdragsavtale er hovedspørsmålet: Hva er utført, hva gir grunnlag for krav, og hva er faktisk betalt?
Følg ett timebasert oppdrag
I dette fiktive eksemplet er det bestilt inntil 40 timer til 900 kroner per godkjent time. Dokumenterte utlegg kan bare kreves når de omfattes av avtalen og er godkjent.
Ved rapportdato er det utført 36 timer. Arbeidsgiver har godkjent alle 36 som arbeid, men oppdragsgiver har bare ferdigbehandlet 32 for betaling. Fire venter på administrativ godkjenning.
| Timeregnskap | Timer | Konsekvens |
|---|---|---|
| Bestilt ramme | 40 | Øvre omfang i eksempelavtalen |
| Utført, godkjent for krav | 32 | Kan tas med i kravkontrollen |
| Utført, venter på betaler | 4 | Oppfølgingspost, ikke ubrukt tid |
| Ikke utført innen rammen | 4 | Ingen levert time å kreve betaling for |
36 utførte + 4 ikke utførte = 40. Et system som bare ser 32 fakturerbare timer vil feilaktig vise åtte timer igjen til nytt arbeid. Det kan føre til at et nytt oppdrag bestilles på en ramme som i praksis nesten er brukt opp.
Utlegg har sin egen avklaring
Virksomheten har brukt 1 200 kroner på dokumenterte innkjøp knyttet til oppdraget. Av disse er 900 godkjent etter avtalen. For de siste 300 mangler det avklaring av om innkjøpet omfattes. En kvittering viser hva som er kjøpt; den gir ikke alene rett til å viderefakturere.
| Kravspor ved rapportdato | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Godkjente timer | 32 × 900 | 28 800 kr |
| Godkjente utlegg | 900 kr | |
| Klart for fakturering | 29 700 kr | |
| Timer som venter på godkjenning | 4 × 900 | 3 600 kr |
| Utlegg som venter på avklaring | 300 kr | |
| Uavklart mulig krav | 3 900 kr |
Sendes 29 700 i faktura, skal de 3 900 ikke samtidig stå som en åpen post på den fakturaen. Skill avklaringslisten fra kundereskontroen. Hvis en senere godkjenning bare gjelder to av de fire timene, må endringen vises på de konkrete timereferansene.
En delbetaling er en ny status, ikke en ny leveranse
Oppdragsgiver betaler 27 000 av fakturaen på 29 700. Da gjenstår 2 700 på et allerede sendt krav. I tillegg står fortsatt 3 900 uavklart utenfor fakturaen.
Den sendte fakturaen trenger betalingsoppfølging. De fire timene trenger godkjenning, og utlegget trenger avtaleavklaring. En samlet «rest» på 6 600 ville skjult at det er tre forskjellige arbeidsoppgaver med ulike mottakere.
Ikke flytt dato på arbeid eller legg til nye timer for å få differansen til å passe. Hvis betaler mener fakturaen er feil, knytt innsigelsen til den aktuelle linjen og behold versjonen som faktisk ble sendt.
Kostnaden er der selv om kravet venter
Anta en samlet personalkostnad på 500 kroner per utført time. 36 × 500 gir 18 000 i eksemplet. En kalkyle basert bare på de 32 fakturerbare timene ville vise 16 000 og skjule 2 000 av utført ressursbruk.
Arbeidsgivers lønnsbehandling følger godkjent arbeid og arbeidsforhold. Betalerens godkjenning gjelder oppgjøret. Et avslag på et kundekrav er ikke en automatisk korreksjon av medarbeiderens timeliste.
Hvis oppdraget nærmer seg 40 timer, vis både resterende arbeid og mulig behov for tillegg før nye timer bestilles. Endringsordren skal vise hvem som kunne bestille mer, fra hvilken dato og på hvilke vilkår. En kontaktperson er ikke nødvendigvis den som kan utvide avtalen.
Sluttoppgjøret må lukke alle spor
Ved avslutning godkjennes de fire ventende timene, mens utlegget på 300 avvises etter avtalen. Den økonomiske sluttrapporten blir:
- Første faktura: 29 700 kroner.
- Etterfakturering av fire timer: 3 600 kroner.
- Samlet godkjent krav: 33 300 kroner.
- Mottatt betaling: 27 000 kroner.
- Utestående på de to kravene: 6 300 kroner.
- Avvist utlegg: 300 kroner, utenfor det godkjente kravet.
De 300 skal ikke forsvinne fra oversikten over hva virksomheten faktisk har brukt. Regnskapsfører må få dokumentasjon og endelig status for korrekt behandling. Samtidig skal de ikke ligge igjen som et krav kunden allerede har godkjent.
Bruk referanser som løser økonomioppgaven
Et administrativt oppgjørsgrunnlag kan vise oppdragsreferanse, periode, timeantall, pris, utleggsbilag og godkjenningsstatus. Barnets navn, familiehistorie eller referat av samtaler skal ikke fylle fakturafriteksten fordi en godkjenning mangler.
Avklar med oppdragsgiver hvilken spesifikasjon som faktisk trengs og hvem som kan motta den. Også en intern referanse kan være identifiserbar. Feltkartet mellom fag og økonomi hjelper med denne avgrensningen.
Når økonomien er avstemt, avsluttes tilganger og åpne administrasjonsoppgaver etter rutinen.