I et botilbud kan bolig og tjeneste ha ulike avtalemotparter. Det må fremgå hvem som leverer hva, hvem som betaler, og hvilket grunnlag hvert krav bygger på.
To avtaler, to kontrollspor
En fiktiv virksomhet har husleieavtale og kommunal tjenesteavtale. Husleie på 9 000 kroner og tjenestekrav på 75 000 kroner i samme måned skal ikke slås sammen bare fordi de gjelder samme sted.
| Spor | Grunnlag | Avstemming |
|---|---|---|
| Bolig | Leieavtale og leieperiode | Krav, betaling og eventuelt depositum separat |
| Tjeneste | Tjenesteavtale og godkjent leveranse | Krav til oppdragsgiver og korreksjoner |
| Felleskostnad | Dokumentert bruk | Begrunnet fordeling mellom aktivitetene |
Regnskapsfører må vurdere avgift og bokføring fra faktiske avtaler. En etikett i fakturasystemet avgjør ikke behandlingen.
Ved flytting eller opphør
Kontroller begge avtalers sluttdato og sluttoppgjør. Stans avtalefakturering der vilkårene tilsier det, men bevar åpen post og historikk. Ikke slett tjenesteavtalen fordi leieforholdet er avsluttet. En samlet oversikt bør vise hvilke økonomiske spor som fortsatt er åpne, uten å dele tjenestemottakerens øvrige opplysninger.