Barnebolig og avlastning kan ha varierende oppholdsperioder, flere kontaktroller og flere betalingsgrunnlag. Økonomirutinen må følge avtale, oppholdsperiode, bemanning og betaler.
Et eksempel med delt kapasitet
En fiktiv enhet har fire plasser. To inngår i langsiktige avtaler, mens to brukes til kortere avlastningsperioder. Kapasiteten kan vises samlet, men fakturagrunnlaget må følge hver avtales modell. Fire plasser betyr ikke fire identiske månedsvederlag.
| Trinn | Nødvendig kontroll |
|---|---|
| Avtale | Riktig oppdragsgiver og gyldig periode |
| Oppholdsgrunnlag | Godkjent administrativ datoavgrensning |
| Bemanning | Godkjent arbeid og rett kostnadssted |
| Tillegg/utlegg | Avtalt grunnlag og riktig godkjenner |
| Oppgjør | Krav, korreksjon og betaling avstemt |
Avklar hvem som skal ha hvilken informasjon
Foresatte, oppdragsgiver, arbeidsledelse og økonomi kan ha ulike roller. Kontaktrolle er ikke det samme som betalingsfullmakt eller tilgang til alle dokumenter. Bekreft mottaker før rapporter eller spesifikasjoner sendes.
Oppholdsbehov, familieforhold og faglige planer ligger utenfor økonomirapporten. Også en intern referanse kan identifisere barnet og må tilgangsbegrenses. Bruk syntetiske opphold ved systemtest.
Ved endret oppholdsplan må opprinnelig og ny periode bevares. Kontroller både krav og bemanningsprognose mot den godkjente oppholdsplanen.